Акты сверки в СБИС: как отправлять XML, PDF и видеть расхождения с контрагентом

Бухгалтер узнаёт про расхождение в расчётах обычно в худший момент — когда контрагент присылает скан акта сверки и просит «подписать до конца дня», а в ответ на его сальдо в учёте стоит совсем другая сумма. Акты сверки в СБИС закрывают эту боль: сервис формирует акт в XML-формате, распознаёт присланные контрагентом скрины и PDF, показывает расхождения построчно и позволяет подписать документ ЭЦП с обеих сторон. Ниже — что уже готово в Saby, как провести сверку по шагам и что делать, если документ не приняли, подпись не прошла или контрагент настаивает на бумаге.

Что уже работает в СБИС по актам сверки

ФНС утвердила электронный формат акта сверки взаимных расчётов приказом ЕД-7-26/405@. Формат включает титул продавца и покупателя, сведения о периоде сверки, таблицу расчётов и итоговое сальдо. СБИС подготовился заранее: обмен актами взаимных расчётов в XML-формате доступен штатно, дополнительные настройки и отдельный тариф не нужны.

Ключевые возможности, которые реально закрывают рутину:

• Формирование акта сверки в XML, а также выгрузка в Word, Excel, PDF и картинкой — под ситуацию контрагента.
• Отправка акта по ЭДО с подписью отправителя и подписью получателя. Документ становится юридически значимым только после того, как его подписали обе стороны.
• Распознавание чужих актов, включая сканы, скриншоты и PDF без структуры. Saby сравнивает присланный файл с вашими данными и подсвечивает расхождения.
• Сверка с налоговой по налогам и сборам: запрос акта, разбор расхождений по КРСБ, ответ на требования.

Отдельно стоит понимать разницу между двумя сценариями. Акт сверки с контрагентом — это документ для подтверждения дебиторки и кредиторки по сделкам. Акт сверки с налоговой — это документ по расчётам с бюджетом, и логика работы в СБИС у него другая.

Как отправить акт сверки в СБИС: пошагово

Порядок действий, который работает и для первичной сверки, и для ответа на чужой акт:

1. Откройте раздел «Акты сверок» в ЭДО. Если акт формируется в 1С, выгрузите его оттуда и загрузите в СБИС — структура подхватится автоматически.
2. Проверьте реквизиты сторон, период сверки и валюту. Расхождение по периоду — самая частая причина, почему сальдо у вас и у контрагента не сходится, хотя операции одни и те же.
3. Нажмите «Подписать» и выберите сертификат ЭЦП руководителя или уполномоченного лица. Если работает МЧД, убедитесь, что доверенность действует и полномочия покрывают подписание актов сверки.
4. Отправьте документ контрагенту. Он получит его в своём ЭДО-контуре и подпишет в ответ.
5. Дождитесь квитанции о подписании. Только с этого момента акт считается оформленным с двух сторон. Уведомление о доставке — это ещё не подпись.

Если контрагент не подключён к ЭДО, СБИС позволяет отправить акт на email или выгрузить файл для отправки по обычной почте. Юридическая сила такого акта сохраняется за счёт подписей и печатей на бумаге, но скорость сверки, естественно, другая.

Как отправить неформализованный акт

Иногда контрагент принципиально работает в Word или Excel. В разделе «Акты сверок» можно отправить акт в неформализованном виде: word, excel, pdf, jpg и подобные. Документ подписывается с обеих сторон так же, как XML-версия, но без автоматического разбора строк. Именно здесь пригодится распознавание: Saby вытащит данные из чужого файла и сравнит с вашим вариантом, даже если это скан.

Автосверка: как СБИС находит расхождения

Ручное сведение актов построчно — это часы работы и гарантированные ошибки на больших оборотах. Автосверка в Saby устроена так:

• Сервис принимает акт контрагента в любом виде — XML, Excel, PDF, скан или картинку.
• Распознаёт таблицу расчётов и сопоставляет позиции с вашими документами: реализациями, поступлениями, оплатами, корректировками.
• Показывает расхождения наглядно: где разошлась сумма, где у вас операция есть, а у контрагента нет, где отличается дата.
• Позволяет сразу сформировать ответный акт с вашим сальдо и отправить его контрагенту.

В тариф входит распознавание 120 первичных документов, поэтому для типового оборота маленькой и средней компании этого хватает с запасом. Если оборот большой, стоит заранее прикинуть, сколько актов и первички проходит в месяц — иначе распознавание придётся докупать.

Сверка с налоговой в СБИС

Акт сверки по налогам запрашивается прямо из сервиса, ответ приходит в электронном виде. Дальше важно не просто посмотреть сальдо, а разобрать расхождения по конкретным начислениям и платежам: неправильный КБК, потерянный платёж, задвоенное начисление, пени. Спорные суммы лучше снять до того, как придёт требование, — тогда не придётся объяснять расхождение в жёсткие сроки.

Бумажные и чужие акты: что делать, если контрагент не в ЭДО

Знакомая ситуация: половина контрагентов присылает акт сверки картинкой или сканом, а выгрузить данные из картинки вручную — та ещё задача. В Saby есть сценарий, когда расхождения видны даже по бумажному акту: вы загружаете файл контрагента, сервис его распознаёт, сравнивает с вашими данными и показывает, где именно вы не сходитесь. Не нужно просить контрагента переделывать документ или переводить его в XML — достаточно загрузить то, что есть.

Если контрагент вообще не готов к электронному обмену, акт сверки можно вести в смешанном режиме: сформировать в СБИС, распечатать, подписать на бумаге, отправить по почте, а когда вернётся подписанный экземпляр — приложить скан в карточку контрагента. Так сверка останется в одном месте, а не размажется по почте и папкам.

Ошибки, риски и что делать, если что-то пошло не так

Основные сбои, с которыми сталкиваются бухгалтеры, и порядок действий:

• Документ не подписывается. Причина чаще всего в сертификате ЭЦП: истёк срок, сменился руководитель, отозвана МЧД. Проверьте срок действия сертификата и полномочия в доверенности. Если подпись не проходит, СБИС покажет причину — по ней и нужно идти.
• Контрагент не подписал акт. Статус документа виден в карточке: доставлен, просмотрен, подписан или отклонён. Если контрагент долго не отвечает, отправьте напоминание из сервиса — это удобнее, чем звонить и выяснять, дошёл ли документ.
• Расхождение в сальдо. Не подписывайте акт «как есть», пока не поймёте причину. Чаще всего помогает сверить первичку за спорный период, найти потерянный документ или ошибку в дате. Если расхождение не принципиальное, можно оформить его протоколом, но не молчаливым согласием.
• Ошибка в реквизитах. Некорректный ИНН, КПП, наименование стороны или неверный период делают акт бесполезным для подтверждения задолженности в суде. Перед отправкой стоит один раз пройти по шапке документа.
• Сроки ответа на требование. Если расхождение по налогам всплыло в требовании ФНС, отвечать нужно в срок, указанный в требовании, — обычно это несколько рабочих дней. Игнорирование грозит блокировкой счёта, поэтому отвечать нужно даже на «непонятную» сумму.

Чем отличается от Контур.Диадок

Контур.Диадок также поддерживает обмен актами сверки, включая XML-формат, и в него встроены аналогичные механики сверки. Для компаний, у которых контрагенты уже сидят в Диадоке, логичнее держать сверки там же, чтобы не переключаться между двумя окнами. Для тех, кто уже ведёт учёт и отчётность в связке СБИС + 1С, акт сверки внутри Saby экономит время за счёт единой среды и распознавания чужих актов прямо в карточке контрагента. Принципиальной разницы в юридической силе электронного акта между системами нет — обе работают по одному формату ФНС.

Частые вопросы

Что делать, если контрагент прислал акт сверки картинкой, а не в XML?

Загрузите файл в раздел «Акты сверок» в СБИС. Сервис распознает таблицу, сравнит данные с вашими и покажет расхождения. Отправлять контрагенту ответный акт можно как в XML, так и в неформализованном виде — на выбор.

Подпись не проходит при отправке акта сверки — куда смотреть?

Проверьте срок действия сертификата ЭЦП, права подписанта и статус МЧД. Чаще всего причина именно в этом. СБИС покажет конкретную ошибку — по её тексту понятно, что именно нужно обновить.

Контрагент не подписывает акт сверки, что делать?

Посмотрите статус документа в карточке: доставлен он или нет. Если доставлен, но подписи нет, отправьте напоминание через сервис. Если и это не помогает, стоит уточнить по телефону — возможно, у контрагента сменился подписант или сертификат.

Пришло требование по расхождениям с налоговой — сколько времени на ответ?

Срок указан прямо в требовании, обычно это несколько рабочих дней. В СБИС можно разобрать расхождения по КРСБ, сформировать пояснения и отправить ответ в электронном виде, не выходя из сервиса.

Можно ли в СБИС сделать акт сверки по налогам с ФНС?

Да. Запрос на сверку по налогам и сборам формируется из сервиса, ответ приходит в электронном виде. Дальше важно не только посмотреть сальдо, но и разобрать расхождения по конкретным начислениям и платежам.

Отличается ли XML-формат акта сверки в СБИС и в Диадоке?

Оба сервиса работают по формату, утверждённому приказом ФНС. Юридическая сила у акта одинаковая. Разница только в среде: где ведётся остальной ЭДО и учёт — там удобнее держать и сверки.

Что делать, если расхождение по акту сверки серьёзное и подписывать его нельзя?

Не подписывайте. Найдите причину расхождения: проверьте первичку, оплаты и корректировки за спорный период. Если расхождение подтверждается, оформите его протоколом разногласий и отправьте контрагенту вместе с актом.

Нужно ли что-то настраивать в СБИС для обмена актами в XML?

Нет. Обмен актами взаимных расчётов в XML-формате доступен штатно. Дополнительные настройки и подключения не требуются.

Вывод

Порядок действий для бухгалтера выглядит так: сформировать акт в СБИС или загрузить готовый, проверить реквизиты и период, подписать ЭЦП и отправить контрагенту. Если контрагент присылает скан или PDF — загрузить его в раздел «Акты сверок» и дать сервису найти расхождения. Если подпись не проходит — проверить сертификат и МЧД. Если пришло требование ФНС — разобрать расхождения по КРСБ и ответить в срок, указанный в требовании. Этого минимума достаточно, чтобы сверки перестали быть рутиной и не превращались в штрафы.