Как обмениваться актами сверки в СБИС без ошибок и расхождений

Акты сверки в СБИС — это не просто замена бумажным документам, а способ избежать расхождений с контрагентами и контролирующими органами. Бухгалтеру знакомо, когда контрагент присылает акт в PDF или скан-копию, в которой суммы не сходятся, а поиск ошибок занимает дни. Электронный формат, утвержденный ФНС, и возможности СБИС позволяют решить эту задачу быстро: сверить данные автоматически, подписать документ за пару кликов и всегда видеть актуальный статус.

В статье разобрано, как работать с актами сверки в СБИС, какие новые возможности появились после утверждения электронного формата, где искать расхождения и что делать при типовых ошибках.

Что нужно знать об электронном формате акта сверки

ФНС утвердила электронный формат акта сверки взаимных расчетов приказом от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@. Документ официально публиковался, и с указанной в нем даты акт сверки можно представлять в виде XML-файла. СБИС оперативно подготовился к изменениям — обмен актами в новом формате доступен в системе.

Унифицированной бумажной формы акта сверки не существует, стороны используют любую удобную с обязательными реквизитами первичного документа (ч. 1 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»). Электронный формат ФНС делает документ юридически значимым и позволяет автоматизировать обработку: система сверяет данные, находит расхождения и фиксирует их.

Важно: если контрагент работает в другой системе ЭДО, например в Диадоке, СБИС поддерживает роуминг. Акты сверки в формате ФНС можно отправлять и получать между разными операторами без ручного переноса данных.

Как создать акт сверки в СБИС и отправить контрагенту

Создать акт сверки в СБИС можно из карточки контрагента или из раздела «Сверки». Ниже приведен порядок действий:

Откройте карточку контрагента или перейдите в раздел «Сверки».
Нажмите кнопку «Создать акт сверки» или выберите «Акт сверки» в списке документов.
Укажите период сверки. По умолчанию можно выбрать месяц, квартал или произвольный интервал.
Проверьте автоматически подтянутые данные по счетам учета, документам оплаты и отгрузки. Если какой-то документ не попал в акт, добавьте его вручную через кнопку «Подобрать».
Если в СБИС ведется учет, остатки и обороты заполнятся автоматически. При необходимости их можно откорректировать, но лучше сначала проверить настройки отбора, чтобы не исказить данные.
После заполнения нажмите «Отправить». СБИС сформирует электронный документ в формате ФНС и направит его контрагенту.

Контрагент получит акт в свой ящик ЭДО. Если он тоже работает в СБИС, он увидит уведомление о новом документе, сравнит его со своими данными и сможет подписать или отправить протокол разногласий.

Особенности подписания: ЭЦП, МЧД, статусы

Для подписания акта сверки в СБИС требуется квалифицированная электронная подпись. Если документ подписывает сотрудник по доверенности, используется машиночитаемая доверенность (МЧД). СБИС поддерживает МЧД по формату, утвержденному ФНС, поэтому проблем с подписанием обычно не возникает.

После отправки акта статус документа отслеживается в карточке сделки или в списке «Исходящие документы». Доступны следующие состояния:

«Подписан» — контрагент согласился с данными акта.
«Отклонен» — контрагент не согласен, направил протокол разногласий.
«Не подписан» — документ доставлен, но контрагент еще не принял решение.
«Ожидает подписания» — акт подписан вашей стороной, но не подписан контрагентом.

Если акт не подписывается длительное время, можно отправить контрагенту напоминание прямо из СБИС — кнопка «Напомнить» доступна в статусе документа.

Автоматическая сверка и поиск расхождений

Одно из сильных мест СБИС — автоматический анализ даже бумажных актов. Если контрагент присылает акт в виде скан-копии, скриншота или PDF, СБИС распознает документ и сравнит его с данными учета. По итогам сверки система покажет, по каким позициям есть расхождения, и выделит их прямо в документе.

Для этого:

Откройте полученный акт сверки из раздела «Входящие».
СБИС автоматически загрузит данные и сопоставит их с вашими записями.
Если расхождения найдены, система сформирует протокол разногласий или покажет список несовпадений в виде таблицы сверки.

Это удобно, когда контрагент, несмотря на электронный обмен, по привычке шлет бумажные акты или в системе учета у него другие суммы.

Дополнительно в СБИС можно настроить автоматическую сверку с бюджетом: ФНС, СФР, Росстат. Сервис подтянет информацию о начисленных и уплаченных налогах, взносах, сборах и покажет расхождения по каждому виду платежа.

Частые ошибки и риски при работе с актами сверки

Контрагент не получает акт

Причины: неправильно указан ИНН/КПП контрагента, нет роуминга с его оператором, отключен обмен. Проверьте реквизиты организации в карточке контрагента, убедитесь, что он подключен к ЭДО. Если контрагент работает через другого оператора, оформите роуминг через СБИС.

Ошибка подписания: «Недействительный сертификат»

Сертификат электронной подписи мог быть отозван или истек. Проверьте срок действия сертификата в настройках СБИС, при необходимости выпустите новый. Если используется подпись сотрудника, проверьте, что МЧД корректно загружена и не просрочена.

Расхождения в акте и несогласие контрагента

СБИС позволяет сформировать протокол разногласий в электронном виде. Если расхождения действительно есть, укажите в протоколе позиции, по которым не совпадают суммы, и отправьте контрагенту. После устранения ошибок нужно создать новый акт сверки или исправить текущий.

Акт сверки нужен для налоговой, но контрагент не отвечает

Если акт сверки запросила налоговая в рамках встречной проверки, важно получить его в срок. Отправьте напоминание через СБИС, зафиксируйте факт направления. Если контрагент не подписывает, можно представить акт в одностороннем порядке, приложив переписку.

Сверка с бюджетом показывает расхождения

В СБИС есть отчет «Сверка с бюджетом», который сравнивает данные налоговой и ваши. Если расхождения есть, сначала уточните данные в личном кабинете налогоплательщика, затем подайте уточненную декларацию или пояснение.

Сравнение СБИС и Диадока для актов сверки

Диадок от Контура — популярная система ЭДО, которая также поддерживает электронные акты сверки. Обе платформы работают с форматом ФНС, обеспечивают юридическую значимость и поддерживают роуминг.

При выборе стоит учитывать:

СБИС глубже интегрирован с учетом и автоматически находит расхождения даже по бумажным актам.
Диадок более прост в освоении, если компания уже использует Контур.Экстерн для отчетности.
Обе системы отправляют акты в формате XML и позволяют подписывать их через ЭЦП.

Если контрагенты в основном работают в Диадоке, можно продолжать обмениваться через него — СБИС и Диадок обмениваются документами по роумингу, так что для пользователя это не станет преградой.

Частые вопросы

Можно ли обмениваться актами сверки в СБИС с контрагентами, которые работают в Диадоке или других системах?

Да, СБИС поддерживает роуминг с основными операторами ЭДО, включая Диадок. Электронный акт сверки, сформированный в формате ФНС, будет доставлен контрагенту в его систему, где он сможет его просмотреть и подписать.

Как проверить расхождения в акте сверки, если контрагент прислал скан-копию на бумаге?

Загрузите полученный файл в СБИС как входящий документ. Система распознает структуру акта и автоматически сравнит его с данными вашего учета. По результатам сверки будут показаны позиции, по которым суммы не совпадают.

Что делать, если контрагент не подписывает акт сверки?

Сначала убедитесь, что документ доставлен — статус «Не подписан» означает, что контрагент получил акт, но не предпринял действий. Направьте напоминание через кнопку «Напомнить». Если ответа нет, возможно, стоит связаться с бухгалтерией контрагента по телефону или через другой канал связи.

Какой электронный формат акта сверки утвержден ФНС?

Акт сверки взаиморасчетов утвержден приказом ФНС России от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@. Документ представляется в виде XML-файла и используется для обмена между операторами ЭДО. СБИС поддерживает этот формат с даты выхода приказа.

Нужна ли МЧД для подписания акта сверки в СБИС?

Если акт подписывает руководитель с правом первой подписи, достаточно его сертификата ЭЦП. Если документ подписывает сотрудник по доверенности, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД), которую нужно загрузить в СБИС. Система поддерживает форматы МЧД, утвержденные ФНС.

Как настроить автоматическую сверку с бюджетом в СБИС?

В разделе «Отчетность» или «Сверка» выберите «Сверка с бюджетом», укажите период и контролирующий орган. СБИС автоматически запросит данные у ФНС, СФР и Росстата и сопоставит их с вашими учетными данными. Настройка выполняется один раз и в дальнейшем работает по расписанию.

Что делать, если обнаружены расхождения и контрагент с ними не согласен?

Необходимо сверить первичные документы по каждой позиции. Выгрузите расшифровку акта из СБИС, сопоставьте счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ. Если ошибка на вашей стороне, исправьте акт и отправьте новый. Если ошибка у контрагента — направьте протокол разногласий с приложением подтверждающих документов.

Можно ли сформировать акт сверки в СБИС для бюджетных учреждений?

Да, СБИС поддерживает акт сверки расчетов по форме 0510477, обязательной для применения в бюджетной сфере. Документ формируется с учетом требований Минфина, подписывается электронной подписью и направляется через оператора ЭДО.

Вывод

Электронные акты сверки в СБИС — это практическое решение для проверки расчетов, снижения риска расхождений и экономии времени. Работа строится так:

Использовать встроенные отчеты СБИС для создания актов.
Обмениваться документами в формате ФНС, даже с контрагентами в других системах ЭДО.
Автоматически выявлять расхождения, включая бумажные акты и скан-копии.
Отслеживать статусы подписания и при необходимости уведомлять контрагентов.
При обнаружении ошибок — фиксировать протокол разногласий и исправлять данные.

Благодаря поддержке актуального электронного формата и интеграции с учетом, СБИС помогает бухгалтеру держать расчеты под контролем и своевременно проходить проверки. Если контрагент использует Диадок или другой сервис, роуминг позволяет сохранить привычный документооборот без двойного ввода данных.