Кадровый учёт в СБИС: как вести КЭДО, оформлять документы и не получить штраф

Кадровый учёт в СБИС ведут через модуль Saby «Зарплата и кадры» и сервис кадрового электронного документооборота (КЭДО). Такой подход закрывает сразу три задачи: избавляет от бумажного архива, автоматизирует приказы и заявления, а самое главное — снижает риск штрафа от трудовой инспекции за отсутствие обязательных кадровых документов. Ниже — рабочий порядок внедрения, типовые ошибки и порядок действий, если что-то в системе пошло не так.

Что даёт кадровый учёт в СБИС

СБИС (Saby) — это экосистема для ЭДО, отчётности и управления персоналом. Кадровый блок работает поверх ЭДО, поэтому все документы сразу попадают в юридически значимый оборот и хранятся с отметкой времени. Возможности, которые закрывает КЭДО в СБИС:

Оформление приёмов, переводов, увольнений, отпусков и командировок.
Хранение и подписание кадровых документов (приказы, заявления, листы ознакомления, графики).
ЭЦП и маршруты согласования внутри компании.
Интеграция с расчётом зарплаты, отчётностью в СФР, ФНС и воинским учётом.
Работа с филиалами из одного личного кабинета — все подразделения ведёт один кадровик центрального офиса.

Вариант на стороне Контура — «Контур.Управление персоналом» и Диадок: там КЭДО завязан на контурный ЭДО и удобен тем, кто уже использует Диадок для документов с контрагентами. Логика похожа, различаются интерфейсы и набор тарифов.

Какие кадровые документы можно вести в СБИС

Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ перевёл КЭДО из эксперимента в рабочий режим. Работодатель вправе по большинству кадровых документов обойтись без бумаги. В Saby ведут:

Трудовые договоры и дополнительные соглашения.
Приказы о приёме, переводе, увольнении, отпуске, поощрении, взыскании.
Заявления работников и служебные записки.
Графики отпусков и табели.
Журналы ознакомления (охрана труда, локальные акты, ПВТР).
Уведомления и требования.

Есть закрытый перечень документов, которые нельзя полностью перевести в электронный вид: акт о несчастном случае на производстве, документы для расследования ЧС, ряд бумаг по воинскому учёту требуют конкретного регламента. По ним в Saby ведут учётную карточку, а сам документ хранят в бумажном виде.

В каких приложениях Saby работают кадровики

Раздел кадровых документов зависит от того, где именно ведётся учёт:

«Зарплата и кадры» — полный цикл кадровых операций и расчёта.
«Кадровый ЭДО» — изолированный поток документов, подписания и ознакомления.
«Воинский учёт» — отдельная подсистема с отчётностью в военкомат.

Если у компании несколько юрлиц и филиалов, каждое подключается как отдельная учётная запись, а доступ раздаётся ролями. Это критично: при проверке инспектор первым делом смотрит, кто отвечает за кадровое делопроизводство и есть ли у него права.

Как перейти на кадровый учёт в СБИС: пошаговый порядок

Пошагово внедрение выглядит так.

Шаг 1. Издайте приказ о назначении ответственного

Приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства — базовый документ. Его запрашивает трудовая инспекция при проверке, без него права на подписание кадровых документов в электронном виде ничем не подтверждены. В приказе фиксируют:

ФИО и должность ответственного.
Перечень документов и операций, которые он ведёт.
Право подписи от имени работодателя.

Желательно указать заместителя — иначе больничный или отпуск ответственного парализует весь документооборот.

Шаг 2. Проверьте требования Минтруда к электронным кадровым документам

Минтруд едиными требованиями определил, как должны выглядеть электронные кадровые документы: структура, обязательные реквизиты, формат отображения. В Saby шаблоны уже настроены под эти требования, но стоит проверить свои локальные формы — те, что разрабатывала компания, могут не соответствовать.

Что проверить в шаблонах:

Наличие обязательных реквизитов (ФИО, дата, номер, подпись, отметка ознакомления).
Корректность формулировок (особенно при увольнении и дисциплинарных взысканиях).
Читаемость при печати — электронный документ должен сохранять формат.

Шаг 3. Утвердите локальный акт о переходе на КЭДО

КЭДО вводится локальным нормативным актом. В нём указывают:

Какие документы переводятся в электронный вид.
Какая информационная система используется (СБИС / Saby).
Порядок ознакомления работников с документами.
Как работник может получить бумажную копию — по закону это право нужно обеспечить.

Шаг 4. Оформите согласие работников

Есть два режима:

С письменного согласия — работник добровольно переходит на КЭДО, у него остаётся право вернуться к бумаге.
Без согласия — для новых сотрудников и в отдельных случаях, когда это закреплено локальным актом.

Согласия собирают через Saby: сотрудник подписывает их в личном кабинете. Для новых работников согласие можно включить в трудовой договор как условие.

Шаг 5. Зарегистрируйте сотрудников в СБИС

Приём на работу нового сотрудника в КЭДО начинается с регистрации в личном кабинете СБИС. Доступны три способа:

Приглашение по email — работник сам активирует кабинет.
Приглашение по СМС.
Самостоятельная регистрация с привязкой к организации.

После регистрации сотрудник вводит свои данные, а система проверяет их через Госуслуги и предлагает шаблоны заявлений. С этого момента все действия фиксируются с датой и ЭЦП.

Шаг 6. Настройте ЭЦП

Есть два сценария подписи:

УКЭП работодателя — обязательна для всех кадровых документов от лица компании.
УНЭП или УКЭП работника — для ознакомления, заявлений, согласий.

С 2022 года в кадровом ЭДО применяется МЧД (машиночитаемая доверенность). Если приказ подписывает не директор, а, например, начальник отдела кадров, нужна МЧД на право подписи кадровых документов. Без неё подпись юридически недействительна, а документ в Saby останется в статусе «не принят».

Шаг 7. Проверьте маршруты и чек-листы

В Saby есть контрольные чек-листы: например, при приёме — принят к учёту, чек-лист заполнен на 100%. Пока чек-лист не заполнен, документ не считается завершённым. Это удобно как индикатор: открываете раздел, видите, где висит незакрытый шаг.

Как оформлять приём, перевод и увольнение в Saby

Порядок по типовому приёму:

Сотрудник регистрируется в СБИС и заполняет данные.
Кадровик формирует трудовой договор из шаблона.
Отправляет на подпись работнику.
Работник подписывает УНЭП или УКЭП.
Работодатель подписывает УКЭП.
Создаётся приказ о приёме, на его основе — личная карточка Т-2.
Данные автоматически уходят в расчёт зарплаты и отчётность.

Перевод — это дополнительное соглашение к договору плюс приказ. Увольнение — приказ об увольнении, ознакомление работника, отметка о выдаче документов и расчёт. По каждому шагу Saby фиксирует статус: черновик, отправлен, подписан, принят к учёту.

Массовые операции (например, перевод целого отдела или индексация зарплаты) выполняются через групповую обработку: выбираете список сотрудников, применяете шаблон и отправляете на подпись пачкой. Это экономит часы ручной работы.

Ошибки и риски: что делать, если что-то пошло не так

Документ отклонён работником

Сотрудник может отклонить документ с комментарием. Это фиксируется как отказ от ознакомления. Действия:

Проверить причину (неверные данные, ошибочная формулировка).
Исправить документ, сформировать версию с новым номером.
Отправить повторно.
Если работник уклоняется от ознакомления — составить акт об отказе, подписать у свидетелей и приложить к электронному делу.

Подпись не проходит

Типовые причины: истёк сертификат, отозвана МЧД, неверный статус сотрудника в системе. Проверяют срок действия сертификата в личном кабинете, актуальность доверенности в реестре ФНС и права роли. После устранения документ переотправляют.

Чек-лист заполнен не на 100%

Значит, не хватает одного из шагов: например, нет согласия, не приложено заявление, не указан табельный номер. Открывают карточку сотрудника и смотрят, какой пункт подсвечен как незакрытый.

Штрафы за нарушения

За нарушения в кадровом делопроизводстве штрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ: до 50 000 рублей для организации и до 5 000 — для должностного лица. Повторное нарушение увеличивает суммы. Отдельные штрафы — за несоблюдение требований к персональным данным и воинскому учёту.

Что чаще всего становится причиной штрафа:

Нет обязательных кадровых документов (приказов, заявлений, ознакомлений).
Обязательные документы только на бумаге, но не оформлены должным образом.
Работник не ознакомлен с локальными актами.
Нарушены сроки уведомлений.

Кадровый учёт в СБИС снижает эти риски автоматически: система подсказывает обязательные шаги по каждому сотруднику и хранит следы ознакомления.

Требование от трудовой инспекции или СФР

Если пришло требование, в Saby кадровые документы выгружаются пакетом. Сначала формируют опись, затем отправляют через ЭДО с УКЭП. Срок ответа чаще всего 10 рабочих дней — для требований СФР и ФНС уточните срок в самом требовании, там он указан. Пропуск срока — отдельный штраф.

Интеграция с отчётностью и воинским учётом

Кадровые данные напрямую связаны с отчётами:

Персонифицированные сведения в СФР.
Расчёт по форме ЕФС-1 при приёме и увольнении — отправляется в течение одного рабочего дня после приказа.
Отчётность в ФНС по НДФЛ и страховым взносам.
Сведения по воинскому учёту.

В СБИС данные о приёме автоматически подтягиваются в ЕФС-1, остаётся проверить реквизиты и подписать. Такой связки нет в бумажном кадровом учёте — там каждую форму заполняют вручную.

Частые вопросы

Что делать, если сотрудник не хочет регистрироваться в СБИС?

Работодатель вправе закрепить КЭДО локальным актом, и тогда участвовать обязаны все. Но по закону работник может запросить бумажную копию любого документа — этот запрос нужно обработать в течение трёх рабочих дней.

Нужна ли МЧД для подписи кадровых документов?

Да, если документ подписывает не директор, а другое уполномоченное лицо. Без МЧД подпись будет юридически недействительной, и электронный документ не получит силу. Доверенность оформляется в реестре ФНС, потом её проверяют в Saby.

Сколько хранятся кадровые документы в электронном виде?

Сроки те же, что и для бумаги: приказы по личному составу — 50 лет (в отдельных случаях 75), документы об увольнении, личные карточки — 75 лет. В СБИС хранение обеспечено на срок действия договора, при расторжении данные нужно выгрузить в архив.

Отчёт ЕФС-1 не приняли, что делать?

Проверьте три вещи: корректность реквизитов работника, соответствие приказа дате события, действующий сертификат подписи. Отказ СФР содержит код ошибки — в Saby он расшифровывается в карточке отправки. После исправления отчёт отправляют повторно в тот же день.

Как получить бумажную копию электронного документа?

Работник пишет заявление, кадровик формирует печатную форму из Saby и заверяет её. Копию выдают не позднее трёх рабочих дней. Факт выдачи фиксируют в журнале — это защита при спорах.

Потеряли доступ к личному кабинету СБИС, как восстановить?

Восстановление идёт через сервис СБИС: сброс пароля по email, через СМС или через техподдержку. Если утерян носитель с ЭЦП — потребуется перевыпуск сертификата в удостоверяющем центре. До восстановления подписывать кадровые документы нельзя.

Можно ли вести кадровый учёт без перехода на КЭДО?

Да, бумажный вариант никто не отменял. Но тогда нужно обеспечить полный бумажный архив, личные карточки, журналы ознакомления и сдать всё это в архив по правилам. Для филиальной сети это дороже и медленнее — СБИС позволяет одному специалисту вести все подразделения дистанционно.

Работает ли КЭДО для бывших сотрудников?

Да, для бывших работников, которым нужно выдать справки, копии или уведомления, доступ можно сохранить или открыть отдельно. Порядок прописывают в локальном акте, чтобы после увольнения не терять связь с человеком.

Вывод

Кадровый учёт в СБИС — это не просто перевод бумаги в цифру. Это способ закрыть сразу несколько задач: соблюсти требования Минтруда к электронным документам, уложиться в сроки ЕФС-1, обеспечить юридически значимую подпись через УКЭП и МЧД, выдержать проверку трудовой инспекции без штрафов.

Что сделать по шагам:

Издать приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство.
Утвердить локальный акт о переходе на КЭДО.
Проверить шаблоны документов на соответствие требованиям Минтруда.
Собрать согласия и зарегистрировать сотрудников в СБИС.
Настроить УКЭП, УНЭП и МЧД, проверить роли.
Отработать типовые сценарии: приём, перевод, увольнение, ЕФС-1.
Настроить контроль чек-листов, чтобы видеть незакрытые шаги.

Компаниям, которые уже работают в Контур.Экстерн и Диадоке, имеет смысл сравнить функциональность Saby с «Контур.Управление персоналом» — логика КЭДО схожая, но интеграция с уже используемыми продуктами может оказаться выгоднее. Для большинства бухгалтеров и директоров выбор сводится к тому, где уже выстроен ЭДО и как быстро получится подключить филиалы.