Просмотр и отклонение приглашений в СБИС: как проверить, принять или отказать

Просмотр и отклонение приглашений в СБИС — это рутинная операция для бухгалтера, администратора ЭДО или директора, когда контрагент отправляет запрос на электронный обмен. Если приглашение висит без ответа, документы не идут, закрывающие не подписываются, а сроки сдачи и требования ФНС или СФР могут оказаться под угрозой. Ниже — практическое руководство proedo.ru: где искать приглашения, какие статусы проверять, как отклонить запрос без последствий и что делать при ошибках.

Где в СБИС и Saby искать входящие приглашения

В Saby и СБИС приглашения к ЭДО обычно лежат в нескольких местах. Если поиск начать не с того раздела, приглашение легко пропустить.

• Верхняя панель Saby/SBIS: значок уведомлений или раздел «Приглашения». Там появляются новые запросы от контрагентов.
• Раздел «Компании» или «Контрагенты»: карточка конкретного контрагента, блок «ЭДО» или «Приглашения».
• Карточка своей организации: раздел «Приглашения», «ЭДО», «История изменений». Здесь видна история принятых, отклонённых и отозванных запросов.
• API и интеграции: метод «СБИС.СписокИзмененийПриглашений» («СБИС.ChangesList») возвращает список событий приглашения. В выборку попадают события, удовлетворяющие условиям фильтрации. Если приглашение найдено, но статус неясен, стоит открыть карточку контрагента и сверить оператора ЭДО. Это ключевой шаг: от оператора зависит, нужен ли роуминг и не будет ли приглашение отклонено автоматически.

Пошаговый просмотр приглашения и проверка контрагента

Порядок действий помогает избежать ошибочного принятия или отклонения запроса.

1. Войти в Saby/SBIS под учётной записью с правами на ЭДО. Если прав нет, операцию не выполнить.
2. Открыть раздел «Компании» или «Контрагенты».
3. Найти контрагента по ИНН, КПП или названию. Ошибка в одной цифре ИНН — частая причина путаницы.
4. Открыть карточку контрагента и проверить оператора ЭДО. Если контрагент тоже работает в СБИС/Saby и роуминг не требуется, система может отклонить приглашение автоматически.
5. Перейти в блок «ЭДО», «Приглашения» или «История изменений».
6. Сопоставить идентификатор участника ЭДО (ИдУчЭДО), название, ИНН и КПП с данными из договора.
7. Проверить статус: отправлено, доставлено, принято, отклонено, отозвано, ожидает обработки или ошибка.
8. Если статус спорный, открыть историю изменений. Там видно, кто и когда обработал приглашение. После проверки принимается решение: принять запрос, отклонить его или запросить у контрагента точные реквизиты.

Как отклонить приглашение в СБИС

Отклонение приглашения — не просто отказ. Это действие меняет статус взаимодействия и влияет на то, сможет ли контрагент отправлять документы через ЭДО.

• Открыть найденное приглашение в карточке контрагента или в общем списке.
• Нажать «Отклонить» или «Отказать». Название кнопки зависит от версии интерфейса и роли пользователя.
• Указать причину, если система предлагает комментарий. Это помогает контрагенту понять, что запрос отправлен не тому адресату или дублируется.
• Подтвердить действие.
• Проверить, что статус сменился на «Отклонено».
• При необходимости сообщить контрагенту вне СБИС, что приглашение отклонено и почему. Если кнопки «Отклонить» нет, причины обычно три: недостаточно прав, приглашение уже обработано или система отклонила его автоматически. В последнем случае проверяется оператор контрагента в разделе «Компании».

Когда приглашение лучше отклонить, а когда принять

Отклонение уместно, если запрос дублирует уже настроенный обмен, отправлен не тому юридическому лицу, содержит неверный ИдУчЭДО или контрагент уже подключён через другого оператора. Принятие нужно, если обмен действительно планируется, реквизиты совпадают, а роуминг настроен или не требуется. Важно разделять контуры. Приглашение в СБИС касается электронного документооборота с контрагентами. Отчётность в ФНС и СФР идёт через профильный сервис, например Контур.Экстерн. Если контрагент работает в Контур.Диадок, обмен также возможен через роуминг между операторами. Поэтому перед принятием стоит понять, какой канал уже используется в компании.

Роуминг и автоматическая обработка приглашений

Входящие приглашения к роумингу могут обрабатываться автоматически. Если контрагент находится на другом операторе, СБИС настраивает техническую возможность обмена, а пользователю остаётся проверить статус и при необходимости подтвердить действие. Для обмена с пользователями Доки в СБИС добавляется идентификатор Доки. Запрос обычно отправляется один раз и позволяет обмениваться документами с контрагентами, использующими СБИС ЭДО. Если приглашение не появилось, а контрагент утверждает, что отправил его, стоит проверить роуминг, оператора и корректность ИдУчЭДО.

Ошибки при просмотре и отклонении приглашений

Приглашение не отображается

Стоит проверить, в той ли организации открыт кабинет, есть ли права на ЭДО, не скрыт ли контрагент фильтрами. Если поиск идёт через API, нужно убедиться, что фильтр метода «СБИС.СписокИзмененийПриглашений» не отсекает нужные события.

Нет кнопки «Отклонить»

Кнопка может отсутствовать из-за роли пользователя, статуса «Принято» или автоматической обработки. Администратор может выдать права. Если приглашение уже принято, просто отклонить его нельзя — потребуется изменить настройки ЭДО или обратиться в поддержку.

Приглашение отклоняется автоматически

Если обе стороны работают в СБИС/Saby и роуминг не требуется, система может отклонить приглашение сама. Это не сбой. В карточке контрагента проверяется оператор: для обмена внутри одного оператора отдельное приглашение часто не нужно.

Ошибка «ИдУчЭДО не найден»

Нужно запросить у контрагента точный идентификатор участника ЭДО. Если проблема сохраняется, в СБИС нажимается «Отозвать приглашение», а повторная отправка выполняется через 24 часа. При повторной ошибке помогает отправка приглашения напрямую по идентификатору.

Принято, но документы не уходят

Проверяются сертификат ЭЦП, МЧД, права подписи, настройки роуминга, статусы документов и квитанции. Иногда причина в том, что контрагент отправил документ не в тот ИдУчЭДО или у него не настроен обмен.

Отчёт не приняли или пришло требование ФНС/СФР

Приглашение к ЭДО не заменяет подключение к отчётности. Если отчёт не принят, пришло требование или квитанция об отказе, проверяются сроки ответа, формат, ЭЦП, МЧД и корректность данных. Для отчётности используется отдельный сервис, например Контур.Экстерн.

Подпись не проходит

Причины — истёкший сертификат, отсутствующая или неверная МЧД, недостаточные полномочия, техническая ошибка криптопровайдера. До подписания документов стоит проверить срок действия сертификата и настройки подписи.

Что проверить перед отклонением, чтобы не создать простой

Перед отказом важно убедиться, что приглашение действительно лишнее. Если отклонить рабочий запрос, контрагент не сможет отправлять документы, а компания может не получить закрывающие, счета или акты вовремя. Это косвенно влияет на учёт, сроки сдачи и ответы на требования.

• Сверить ИНН, КПП, название, адрес и руководителя с договором.
• Проверить, не подключён ли контрагент уже через СБИС/Saby, Диадок или другой сервис.
• Убедиться, что приглашение не дублирует действующий обмен.
• Проверить ИдУчЭДО и оператора.
• Сохранить причину отклонения, если система позволяет комментарий.
• Сообщить контрагенту о решении, если обмен с ним важен.

Частые вопросы

Что делать, если в СБИС нет кнопки «Отклонить» у приглашения?

Проверить права пользователя, статус приглашения и оператора контрагента. Если статус уже «Принято» или «Отклонено», кнопки не будет. При автоматической обработке роумингового приглашения ручное отклонение не требуется.

Почему приглашение отклоняется автоматически?

Если контрагент тоже является пользователем СБИС/Saby и роуминг не требуется, система может отклонить приглашение сама. Это не ошибка. В разделе «Компании» нужно открыть карточку контрагента и проверить оператора.

Где посмотреть историю отклонённых приглашений?

Историю обычно смотрят в карточке контрагента или организации, в разделе приглашений и истории изменений. В интеграциях используется метод «СБИС.СписокИзмененийПриглашений» («СБИС.ChangesList»).

Что делать, если контрагент не получил уведомление об отклонении?

Статус в СБИС меняется, но внешнее уведомление может не прийти. Стоит сообщить контрагенту вне системы и попросить проверить карточку. При необходимости новое приглашение отправляется позже.

Можно ли отозвать ошибочно принятое приглашение?

Принятое приглашение просто отклонить нельзя. Нужно изменить настройки ЭДО, отключить контрагента или обратиться в поддержку оператора. Отзыв работает только до принятия.

Что делать, если после принятия приглашения документы не уходят?

Проверить сертификат, МЧД, права подписи, роуминг, статусы документов и квитанции. Если ошибка сохраняется, запросить у контрагента точный ИдУчЭДО и проверить настройки оператора.

Как проверить, что контрагент тот самый, до принятия?

Сравнить ИНН, КПП, название, адрес, руководителя и ИдУчЭДО с договором и данными ЕГРЮЛ или ЕГРИП. При расхождениях приглашение лучше отклонить и уточнить реквизиты.

Влияет ли отклонение приглашения на сдачу отчётности?

Само по себе нет. Отчётность в ФНС и СФР идёт через оператора отчётности, например Контур.Экстерн. Но если из-за неотлаженного ЭДО не получены документы для учёта, сроки могут пострадать.

Вывод: короткая выжимка действий

• Проверить приглашения в уведомлениях, карточке контрагента и истории изменений.
• Сверить ИНН, КПП, оператора и ИдУчЭДО.
• Отклонить дубли, ошибочные и лишние приглашения; принять рабочие запросы.
• При автоматическом отклонении проверить, не работает ли контрагент в СБИС/Saby без роуминга.
• При ошибке отозвать приглашение и отправить заново через 24 часа или запросить точный ИдУчЭДО.
• Для отчётности использовать профильный сервис, для ЭДО — СБИС/Saby, Диадок или роуминг.