Проверка контрагента в СБИС: как оценить надёжность и подготовить отчёт о должной осмотрительности

Проверка контрагента в СБИС закрывает сразу две задачи: снять с бухгалтера и директора риск «непонятного» поставщика и подготовить доказательства должной осмотрительности, если ФНС снимет вычеты по НДС и расходы по налогу на прибыль. Когда поставщик ликвидирован, числится «однодневкой» или не сдаёт отчётность, инспекция вменяет это покупателю — и тогда уже не важно, что сделка была реальной. Материал ниже — практический алгоритм: куда зайти, что посмотреть в карточке, как выгрузить отчёт, как встроить проверку в работу с договорами и платёжками, и что делать, если контрагент «покраснел» уже после сделки.

Зачем проверять контрагента регулярно, а не один раз

Должная осмотрительность — это не разовая справка из ЕГРЮЛ, а повторяющееся действие. Компания может быть чистой на дату подписания договора и стать проблемной к моменту оплаты или сдачи отчётности.

Основные риски, которые закрывает проверка:

Отказ в вычете НДС и снятие расходов, если у поставщика нет ресурсов и признаков реальной деятельности.
Доначисление налогов, пеней и штраф и по ст. 122 НК РФ.
Отказ банка в операции по 115-ФЗ, если контрагент в стоп-листе или по нему есть подозрительные связи.
Потеря реальных денег, если директор контрагента массовый, а фирма готова к скорой ликвидации.
Претензии по ст. 54.1 НК РФ: инспекция проверяет, что сделка не была фиктивной и у покупателя есть доказательства проверки партнёра.

СБИС собирает данные из ФНС, Росстата, Казначейства, арбитражных судов, ФССП и других источников и показывает их в одной карточке. Пользователю не нужно «ходить по десяти сайтам» — сервис уже сверил данные и подсветил надёжность. Такой же подход используют Контур.Фокус и Диадок: в Диадоке проверка встроена в обмен документами, в Фокусе — расширенное досье с анализом связей и ИИ-отчётом. Выбор зависит от того, что важнее: скорость проверки в момент отгрузки (СБИС, Диадок) или глубина анализа для службы безопасности (Фокус).

Как запустить проверку контрагента в СБИС: пошагово

Порядок действий зависит от задачи — разовая проверка, проверка в момент платежа или постановка на мониторинг.

Разовая проверка по ИНН или названию

Войти в СБИС под своей учётной записью.
Открыть раздел «Контрагенты» / «Все о компаниях».
Ввести ИНН (предпочтительно) либо название и город — ИНН даёт более точный результат, чем название, особенно если компаний с таким наименованием несколько.
Дождаться загрузки карточки и изучить блоки: реквизиты, руководители и учредители, виды деятельности, отчётность, суды, госконтракты, признаки риска.
При необходимости выгрузить отчёт о должной осмотрительности в PDF или Excel и сохранить в досье сделки.

Проверка бесплатна для базовой карточки, расширенный отчёт формируется в рамках подписки или модуля «Проверка контрагентов».

Проверка в момент платежа

СБИС встраивает проверку прямо в интерфейс: при формировании платёжного поручения или заполнении договора система подсвечивает уровень надёжности. Это удобно, когда бухгалтер работает в режиме «оплатить сегодня до конца дня» и времени на отдельную проверку нет.

Как пользоваться:

Ввести ИНН получателя в платёжку — СБИС автоматически подтянет наименование, КПП, адрес и покажет индикатор риска.
Если индикатор «красный», платёж стоит отложить и сначала получить подтверждение от директора или службы безопасности.
При жёлтом уровне — запросить у контрагента документы, подтверждающие реальность деятельности: договор аренды, штатное расписание, лицензии, пояснения по отчётности.

Постановка на мониторинг

Мониторинг нужен по действующим поставщикам и подрядчикам, с которыми заключены долгосрочные договоры, есть аванс или отсрочка.

Добавить компанию в список отслеживаемых в СБИС.
Настроить уведомления на e-mail для ответственного сотрудника (обычно бухгалтера или юриста).
Проверить, что уведомления приходят при смене директора, смене адреса, начале ликвидации, снижении налоговой нагрузки, появлении новых судов.
Раз в квартал перед сдачей отчётности просматривать сводку по всем контрагентам из базы.

Что показывает карточка и отчёт о должной осмотрительности

Отчёт о должной осмотрительности — это один документ, в котором собраны доказательства благонадёжности контрагента. Внутри, как правило, есть несколько блоков.

Идентификация и реквизиты:

полное и сокращённое наименование, ИНН, КПП, ОГРН;
адрес и дата регистрации;
основной и дополнительные ОКВЭД;
наличие филиалов и обособленных подразделений.

Руководители и владельцы:

ФИО директора и учредителей;
размер доли в уставном капитале;
участие в других юридических лицах;
признаки массовости руководителя или адреса.

Финансовые показатели и отчётность:

сдаёт ли контрагент налоговую отчётность и когда последний раз;
выручка и прибыль по данным ФНС;
налоговая нагрузка;
наличие деклараций по НДС в последних периодах.

Риски и негативные факторы:

предстоящая ликвидация, реорганизация, снижение уставного капитала;
записи в ЕГРЮЛ о недостоверности сведений;
блокировка счетов, приостановление операций;
исполнительные производства ФССП;
участие в арбитражных делах в качестве ответчика;
наличие в реестрах дисквалифицированных лиц или «однодневок».

Именно этот отчёт удобно распечатать и подшить к досье сделки либо приложить к пояснительной записке в налоговую, если придёт требование.

Как встроить проверку в работу с договорами и платёжками

Чтобы проверка не была разовой акцией, нужен внутренний регламент. На практике это выглядит так:

Приказ или распоряжение директора о порядке работы с контрагентами: кто проверяет, на каком этапе, что фиксирует.
Чек-лист проверки: минимальный набор данных (карточка из СБИС, отчёт о должной осмотрительности, копии уставных документов, подтверждение полномочий подписанта).
Ответственный сотрудник: обычно бухгалтер или юрист, иногда секретарь, но с обязательным согласованием с директором.
Точка входа в 1С или учётной системе: менеджер указывает только ИНН, СБИС через API заполняет остальные реквизиты автоматически и разом подтягивает индикатор риска.
Хранение доказательств: отчёты и скриншоты карточек сохраняются в отдельную папку по каждому контрагенту, доступ — у бухгалтера и директора.

API-интеграция удобна, когда контрагентов много и проверять вручную некогда. Менеджер вбивает ИНН, система возвращает готовые реквизиты и оценку надёжности, а бухгалтерия получает уже заполненную карточку без опечаток в наименовании и адресе.

Сверка с контрагентом внутри СБИС

Проверка надёжности — не единственная функция. В СБИС встроена сверка документов с контрагентом: система сама сравнивает счета-фактуры у покупателя и поставщика и показывает расхождения. Поиск идёт по цепочке: сначала по дате и номеру, потом по сумме и номеру, затем по дате и сумме, по дате и сумме НДС.

Зачем это нужно:

Перед сдачей декларации по НДС — чтобы не разошлись данные книги покупок и книги продаж.
Перед закрытием квартала — чтобы подтвердить обороты и не собирать акты сверки вручную.
Перед годовым аудитом — чтобы разом увидеть все расхождения и запросить корректировки.

Если контрагент тоже работает в СБИС, сверка проходит автоматически. Если нет — данные подтягиваются частично, часть расхождений придётся подтверждать документами.

Что делать, если у контрагента появились красные флаги

Красный индикатор — не приговор сделке, но повод собрать дополнительные доказательства. Обычно бухгалтеру стоит действовать в таком порядке:

Запросить у контрагента письменные пояснения: почему появилась запись о недостоверности, смена директора, снижение выручки, новый адрес.
Собрать подтверждение реальности сделки: первичные документы, транспортные накладные, акты выполненных работ, переписку, товарные чеки, фотографии с погрузки.
Зафиксировать проверку: сохранить отчёт по дате, карточку на момент сделки, скриншоты с индикатором риска.
Уведомить директора и, если речь о крупной сумме, службу безопасности или юриста.
Пересмотреть условия договора: аванс заменить частичными платежами по факту, ужесточить приёмку, добавить гарантийные обязательства.
Если контрагент ликвидируется — не платить по старым счетам, требовать возврат аванса, инициировать претензионную работу.

Если налоговая уже прислала требование с претензиями к контрагенту, нужно ответить в срок (обычно 10 рабочих дней со дня получения, иногда срок продлевается по ходатайству). К ответу прикладывают отчёт о должной осмотрительности, копии первичных документов, доказательства деловой переписки и обоснование деловой цели сделки.

Ошибки и типичные промахи при проверке

Часть промахов повторяется из раза в раз и стоит компаниям вычетов и времени:

Скачали справку из ЕГРЮЛ — и решили, что осмотрительность проявлена. Одна выписка не показывает реальность сделки и не защищает от претензий по ст. 54.1 НК РФ.
Проверили контрагента один раз и забыли. Компания могла быть чистой на дату договора, а ликвидироваться к моменту оплаты.
Не сохранили доказательства. Отчёт по контрагенту должен быть распечатан или сохранён в досье сделки с датой и подписью ответственного.
Не проверили полномочия подписанта. Директор мог быть дисквалифицирован, а доверенность — отозвана.
Игнорируется расхождение адреса. Если юридический адрес — место массовой регистрации, инспекция почти всегда задаёт вопросы.
Нет внутреннего регламента. Когда проверка держится на одном человеке, при увольнении или отпуске она встаёт.

Отдельно стоит проговорить работу с электронной подписью и МЧД. Если у контрагента сертификат отозван, ЭЦП просрочена или машиночитаемая доверенность не оформлена, документы по ЭДО не подпишутся и не примутся. Проверять статус сертификата и МЧД стоит до подписания договора, а не в момент отправки УПД в последний день месяца.

СБИС и Контур: что выбрать для проверки

Оба сервиса закрывают базовую задачу — оценку надёжности, но с разными акцентами:

СБИС удобен, когда компания уже ведёт в нём ЭДО, отчётность и учёт. Проверка встроена прямо в платёжку и договор, отдельный вход не нужен.
Saby (тот же СБИС) даёт отчёт о должной осмотрительности в один документ: результат удобно приложить к ответу на требование.
Контур.Фокус сильнее в аналитике: досье из официальных реестров, мониторинг изменений, анализ связей, ИИ-отчёты. Подходит службе безопасности и юристам.
Диадок Контура даёт проверку на этапе ЭДО: онбординг контрагента, обмен документами, автоматическая сверка счетов-фактур.
Контур.Экстерн удобен тем, кто сдаёт отчётность через Контур, но ведёт ЭДО в другой системе: проверка контрагента встраивается в подготовку деклараций.

Выбор обычно делают не «кто лучше», а «где уже работает бухгалтер». Дублировать системы невыгодно, но иногда компании держат СБИС для ЭДО и Фокус для проверки партнёров — это нормальная практика.

Частые вопросы

Что делать, если контрагент не нашёлся в СБИС по ИНН?

Проверить ИНН по контрольной сумме, возможно — опечатка. Если реквизит верный, значит, компания снята с учёта, ликвидирована или находится в процессе ликвидации. Сделку с такой организацией стоит отложить до выяснения статуса, а оплату — не проводить.

Какой отчёт по контрагенту приложить к ответу на требование ФНС?

Отчёт о должной осмотрительности из СБИС с датой формирования, копии первичных документов по сделке, подтверждение деловой цели и переписку. Если сделку проверяли на дату заключения — приложить более ранний отчёт и показать, что проверка была до сделки, а не после требования.

Как часто нужно проверять действующих контрагентов?

Минимум раз в квартал перед сдачей отчётности и обязательно перед крупной оплатой или продлением договора. Оптимально — поставить на мониторинг в СБИС, тогда уведомления приходят при изменениях в ЕГРЮЛ автоматически.

Контрагент «покраснел» после сделки — что делать?

Собрать доказательства реальности сделки: первичку, транспортные документы, переписку, фото, банковские выписки. Запросить письменные пояснения у контрагента. Сохранить отчёт с датой проверки до сделки — он покажет, что осмотрительность была проявлена своевременно.

Можно ли проверить контрагента в СБИС бесплатно?

Базовая карточка по ИНН открывается бесплатно: реквизиты, руководители, статус. Расширенный отчёт о должной осмотрительности с анализом финансов и рисков входит в подписку на модуль «Проверка контрагентов». Для разовых задач обычно хватает бесплатного блока.

Что делать, если у контрагента отозвана ЭЦП и документы по ЭДО не подписываются?

Запросить у контрагента действующий сертификат и машиночитаемую доверенность. Если МЧД не оформлена, документы от имени подписанта не примутся. До восстановления ЭПП подписывать документы на бумаге либо ждать перевыпуска — иначе УПД будет отклонена системой с квитанцией об отказе.

Чем отчёт СБИС отличается от справки из ЕГРЮЛ?

Справка из ЕГРЮЛ фиксирует только юридические факты: регистрация, адрес, учредители. Отчёт СБИС дополняет их отчётностью, судами, исполнительными производствами, блокировками и индикатором риска. Для защиты по ст. 54.1 НК РФ отчёт информативнее и его проще приложить как единый документ.

Нужен ли внутренний регламент по работе с контрагентами?

Да, и не только крупным компаниям. Приказ о порядке проверки, чек-лист и назначение ответственного показывают инспекции, что проверка — часть рабочего процесса, а не разовое действие под давлением. Отсутствие регламента часто усиливает претензии.

Вывод

Проверка контрагента в СБИС сводится к понятному алгоритму: завести ИНН в раздел «Все о компаниях», изучить карточку и индикатор надёжности, выгрузить отчёт о должной осмотрительности, сохранить его в досье сделки, поставить долгосрочных партнёров на мониторинг и закрепить порядок проверки внутренним регламентом. Так бухгалтер закрывает и текущую работу (платёжки, договоры, сверку счетов-фактур), и будущие споры с налоговой. Если компания уже работает в Контуре, ту же задачу решает Контур.Фокус с углублённой аналитикой или Диадок с проверкой на этапе ЭДО — выбирать логичнее по тому, где уже ведётся документооборот.