Расходы при УСН «доходы минус расходы»: что можно учитывать без риска

Предприниматель на упрощёнке с объектом «доходы минус расходы» платит налог не со всей выручки, а только с разницы между доходами и подтверждёнными затратами. Формула выглядит просто: заработал миллион, потратил на дело семьсот тысяч — налог заплатил с трёхсот. Но дьявол, как всегда, в деталях.

Налоговый кодекс не разрешает вычитать из доходов всё подряд. Основной документ, который регулирует этот список, — статья 346.16 НК РФ. До 2026 года перечень расходов был закрытым: что прямо не поименовано — то не учитывается. С 2026 года ситуация изменилась кардинально — появился подпункт 45, который ссылается на правила главы 25 НК РФ, то есть на общий порядок признания расходов для организаций на ОСНО. Но это не значит, что теперь можно списывать всё без разбора.

Три железных правила для любого расхода Даже если трата кажется очевидной для бизнеса, налоговая примет её только при выполнении трёх условий:

1. Расход поименован в НК РФ. До 2026 года это означало строгое соответствие пунктам 1–44 статьи 346.16. С 2026 года к ним добавился подпункт 45 — иные расходы, определяемые по правилам главы 25 НК РФ. Фактически это означает, что перечень перестал быть закрытым.
2. Экономическое обоснование. Трата должна быть связана с извлечением прибыли. Покупка станка для производства — да. Аренда личной квартиры под офис без выделенного рабочего места — скорее нет. Инспектор при проверке обязательно спросит: «А зачем вам это для бизнеса?» — и вы должны ответить по существу.
3. Документальное подтверждение. Нет чека, договора, акта или накладной — нет расхода. Это жёсткое правило, которое не прощает даже мелких сумм.

И самое важное: на УСН действует кассовый метод учёта. Расход признаётся только после фактической оплаты. Подписанный акт — ещё не расход, пока вы не перевели деньги поставщику.

Что входит в расходы при УСН «доходы минус расходы» Разберём основные категории, которые прямо названы в статье 346.16 НК РФ.

Основные средства и нематериальные активы. Покупка оборудования, автомобилей, зданий, станков либо их модернизация, достройка и реконструкция. С 2026 года сюда явно добавили улучшение нематериальных активов — например, доработку программного обеспечения. Расходы списываются равными долями с момента ввода в эксплуатацию и оплаты до конца года: купили в марте — списываете по 1/3 в конце каждого квартала; купили в октябре — вся сумма идёт в четвёртом квартале.

Материальные расходы. Сырьё, материалы, комплектующие, полуфабрикаты, топливо, энергия, вода на технологические нужды, спецодежда, средства индивидуальной защиты. Сюда же входят услуги производственного характера и транспортные услуги. Учитываются по факту оплаты, даже если материал ещё не пущен в дело.

Оплата труда и взносы. Зарплата, премии, больничные за первые три дня — всё, что предусмотрено трудовым договором и закреплено в локальных актах. Страховые взносы во все фонды тоже идут в уменьшение налога.

Товары для перепродажи. Учитываются не по факту закупки, а по мере реализации конечному покупателю. Купили партию в марте — включите в расходы только ту часть, которая продана до конца квартала. Остаток ждёт своей очереди в следующие периоды.

Арендные и лизинговые платежи. Аренда офиса, склада, оборудования, транспортных средств — всё в расходы по факту оплаты.

Проценты по кредитам и займам. Проценты по кредитам, взятым на бизнес-цели, уменьшают налоговую базу. Само тело кредита — нет.

Налоги и сборы. Все налоги, кроме самого налога по УСН, НДС, уплаченного в бюджет, и туристического налога. Торговый сбор, транспортный налог, земельный, НДФЛ за сотрудников — всё в расходы.

Служебный транспорт, командировки, связь. Содержание автопарка, бензин, ремонт, проезд и проживание в командировках, суточные, почтовые и телефонные услуги, интернет и сотовая связь.

Юридические, бухгалтерские, аудиторские услуги. Если вы пользуетесь услугами аутсорсинга или консалтинга — эти расходы уменьшают налоговую базу. Сюда же относятся нотариальные услуги (в пределах тарифов).

Канцтовары, ККТ, хостинг, программы. Расходы на офисную мелочёвку, покупку и обновление компьютерных программ, домены и хостинг, обслуживание контрольно-кассовой техники — всё законно в расходах.

Реклама. Тут есть нюанс — часть рекламных расходов нормируется. Например, затраты на призы и подарки в рекламных акциях не должны превышать 1% от выручки от реализации.

Что изменилось с 2026 года и почему это важно До 2026 года перечень расходов был закрытым, и споры с налоговой возникали буквально из-за каждого чиха. Например, представительские расходы (деловой ужин с партнёрами) или оплата услуг по подбору персонала прямо в списке не значились, и инспекторы снимали их при проверке. Предпринимателям приходилось судиться, чтобы доказать очевидное: без деловых встреч и нормальных кадров бизнес не работает.

С 2026 года, благодаря подпункту 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, упрощенцы получили право учитывать любые экономически обоснованные и документально подтверждённые расходы, которые разрешены для налога на прибыль (глава 25 НК РФ). Это означает, что теперь можно безбоязненно включать в расходы:

• представительские мероприятия (в пределах 4% от фонда оплаты труда);
• услуги кадровых агентств по подбору персонала;
• компенсации дистанционным работникам (в пределах 35 рублей за рабочий день);
• спецоценку условий труда;
• списание безнадёжной дебиторской задолженности;
• добровольное страхование, включая КАСКО;
• информационно-консультационные услуги и маркетинг.

Но это не значит, что теперь можно списывать всё. Расходы из статьи 270 НК РФ по-прежнему под запретом: штрафы и пени по налогам, личные траты собственника, дивиденды, бездокументарные операции.

Ожидание vs Реальность: три ошибки, которые снимают при проверке Ошибка 1. Вы учли расход без первичного документа. Чека нет, акта нет, только выписка из банка с непонятным назначением. Инспектор снимет такой расход автоматически. Вывод: собирайте первичку сразу, не откладывая на конец года. Для самозанятых — обязательно берите чек из приложения «Мой налог» вместе с договором.

Ошибка 2. Вы списали всю стоимость товаров для перепродажи сразу при закупке. Так нельзя. Ждите реализации конечному покупателю. Иначе при проверке доначислят налог и пени.

Ошибка 3. Вы включили расходы, которых нет в перечне, и не проверили их по правилам главы 25 НК РФ (для отчётности за 2025 год и ранее). До 2026 года перечень строго закрыт. Если ваша трата не поименована в подпунктах 1–44 статьи 346.16 — её не примут, даже если она кажется вам супер-полезной для бизнеса.

Упоминание продукта Если вы ведёте учёт и готовите отчётность в сервисах вроде Экстерна, книга доходов и расходов формируется автоматически на основе загруженных первичных документов: банковских платёжек, кассовых ордеров, УПД, актов и накладных. Это снимает головную боль с ручным заполнением КУДиР и снижает риск пропустить какой-нибудь подтверждённый расход из-за человеческой невнимательности.

Минимальный налог: когда расходов больше, чем доходов Если по итогам года расходы превысили доходы, прибыль равна нулю. Но это не значит, что налог платить не нужно. Для УСН «доходы минус расходы» действует правило минимального налога — 1% от выручки. То есть даже при нулевой прибыли вы обязаны заплатить хотя бы 1% от всех поступлений за год.

По итогам года нужно посчитать две цифры:

• (Доходы − Расходы) × 15% (или региональная ставка);
• Доходы × 1%.

Заплатить придётся ту сумму, которая больше. По итогам квартала, полугодия и 9 месяцев минимальный налог не считается — только в конце года. Если авансовые платежи, уплаченные в течение года, превысили сумму минимального налога, образуется переплата — её можно зачесть в счёт будущих платежей или вернуть по заявлению.

Разницу между минимальным и фактическим налогом можно включить в расходы в одном из следующих 10 лет.

Как реально сэкономить: три неочевидных совета

1. Не откладывайте оплату расходов на декабрь. Кассовый метод означает, что расход признаётся в момент оплаты. Если вы оплатили аренду или материалы 31 декабря — расход попадёт в уходящий год. Если 1 января — только в следующий. Планируйте платежи так, чтобы закрыть максимум подтверждённых расходов до 31 декабря и уменьшить годовую базу.
2. Проверяйте КУДиР ежеквартально. Не оставляйте сверку на конец года. Ошибка, допущенная в первом квартале и растиражированная на все последующие, выльется в неправильный авансовый платёж и потенциальные пени. Лучше потратить час раз в квартал, чем сутки в апреле перед подачей декларации.
3. Не путайте расходы ИП и личные траты. Предприниматель на УСН — это физическое лицо с одним кошельком на всё. Но для налоговой это два разных мира. Коммуналка за квартиру, в которой вы живёте, а не работаете, продукты в супермаркете и покупка личного автомобиля не станут расходами бизнеса. Если вы используете имущество и для дела, и для себя — закрепляйте долю делового использования документально.

FAQ

Можно ли учитывать расходы на обучение владельца бизнеса?

До 2026 года перечень разрешал обучение и повышение квалификации работников, состоящих в штате. Обучение самого ИП в расходах не признавалось. С 2026 года, благодаря открытому перечню, ИП на УСН смогут учитывать расходы на собственное образование, если оно связано с его профессиональной деятельностью и документально подтверждено.

Что делать, если контрагент не предоставил закрывающие документы?

Без документа расхода нет. Если поставщик не дал акт или накладную — свяжитесь с ним и запросите дубликат. Если связь потеряна — расход учесть нельзя, и налог придётся платить с полной суммы дохода. Именно поэтому так важно работать с контрагентами, которые на связи и добросовестно ведут документооборот.

Как учитывать расходы на товары, купленные до регистрации ИП?

Никак. Расходы, понесённые до постановки на учёт в качестве ИП, не уменьшают налоговую базу при УСН. Это касается и основных средств, и товаров для перепродажи. Дата начала учёта расходов — дата регистрации в ЕГРИП.

Можно ли списать в расходы стоимость испорченного товара?

До 2026 года — нет, такая позиция не была прямо предусмотрена в закрытом перечне. С 2026 года потери от порчи товара в пределах норм естественной убыли можно попробовать обосновать по правилам главы 25 НК РФ. Но списание по причине боя, брака или хищения без подтверждённого акта инвентаризации инспектор почти наверняка оспорит.

Можно ли учесть расходы на страховку имущества, которое используется в бизнесе и в личных целях?

Только в части, которая относится к предпринимательской деятельности. Если автомобиль используется и для поездок к клиентам, и для семейных выездов на дачу, нужно закрепить долю делового использования приказом и учитывать расходы пропорционально. Полную стоимость страховки списать не получится.

Как быть с расходами на ремонт арендованного помещения?

Расходы на ремонт арендованного помещения можно учесть, если обязанность по его проведению лежит на арендаторе по договору. Проверьте формулировки в договоре аренды: если там сказано, что текущий ремонт — ваша забота, смело включайте затраты в расходы.

Объект «доходы минус расходы» имеет смысл для тех, чья подтверждённая расходная часть стабильно превышает 70% от выручки. Если ваши затраты невелики и вы работаете в сфере услуг с низкой себестоимостью, объект «доходы» со ставкой 6% может оказаться выгоднее — меньше учёта, меньше риска споров с инспекцией. Если же вы торгуете товаром, занимаетесь производством или регулярно несёте существенные затраты на персонал и материалы, грамотный учёт расходов позволит платить налог именно с реальной прибыли, а не с оборота.