Отправка документов и ЭДО в СБИС: как перейти на электронный документооборот без ошибок

Отправка документов и ЭДО в СБИС — это современный способ обмена юридически значимыми документами с контрагентами, при котором не нужно дублировать бумагу. СБИС (разработчик «Тензор») работает на рынке электронного документооборота давно, а сейчас продукт также развивается под брендом Saby. В этой статье разберём, как правильно настроить обмен, какие документы можно отправлять, как подключить контрагента и обойтись без штрафов. Если вы сравниваете решения, обратите внимание на Контур.Диадок — он часто выступает альтернативой СБИС при выборе оператора ЭДО.

Что такое ЭДО и какие документы отправляют в СБИС

ЭДО — это электронный документооборот, при котором документы создаются, подписываются и передаются в цифровом виде. В СБИС можно обмениваться не только неформализованными файлами, но и документами с форматом, признаваемым налоговой и судами.

Через СБИС отправляют:

договоры и дополнительные соглашения
счета и счета-фактуры
универсальные передаточные документы (УПД)
акты выполненных работ и оказанных услуг
товарные накладные (ТОРГ-12)
транспортные накладные
акты сверки взаимных расчётов
кадровые документы: приказы, заявления, трудовые договоры

Все перечисленные документы юридически значимы, если подписаны квалифицированной электронной подписью. Для налогового учёта важна не только подпись, но и корректность заполнения реквизитов, а также своевременная отправка.

Как подключить ЭДО в СБИС

Чтобы начать работать с электронным документооборотом в СБИС, нужно выполнить несколько шагов.

Выпустите квалифицированную электронную подпись (КЭП) на руководителя или уполномоченных сотрудников. Сертификат можно получить через учётную запись СБИС или в аккредитованном удостоверяющем центре.
Зарегистрируйте организацию в СБИС и заполните карточку: ИНН, КПП, ОГРН, банковские реквизиты.
Настройте права доступа для сотрудников: администратор, документовед, бухгалтер, руководитель.
Загрузите сертификаты подписантов и выберите, кто будет подписывать конкретные типы документов.
Сформируйте пакет документов для подключения — это происходит автоматически в личном кабинете.
Отправьте контрагентам приглашение на обмен, используя их ИНН.

Базовая настройка занимает от 10 минут до одного рабочего дня. Максимум времени обычно уходит на выпуск сертификата и ожидание активации от контрагентов.

Как отправить документ контрагенту через СБИС

Когда настройка завершена, отправка документов в СБИС занимает буквально несколько кликов.

Откройте раздел «Документы» и нажмите «Создать».
Выберите тип документа: счёт, счёт-фактура, УПД, акт, накладная или другой.
Создайте документ в конструкторе или загрузите подготовленный файл.
Проверьте реквизиты контрагента: СБИС автоматически подтянет их по ИНН.
Укажите цены, количество, ставку налога и другие параметры.
Подпишите документ квалифицированной электронной подписью.
Нажмите «Отправить».

В интерфейсе виден статус каждого документа: «Доставлен», «Просмотрен», «Подписан» или «Отказ». Это удобно для контроля и исключает ситуации, когда письмо потерялось на почте.

Что делать, если контрагент не работает в СБИС

Отсутствие у контрагента СБИС не мешает обмену документами. Есть два основных способа наладить взаимодействие.

Первый способ — отправить приглашение по ИНН в интерфейсе СБИС. Контрагент получит уведомление и сможет бесплатно зарегистрироваться для работы в вашем документообороте.

Второй способ — использовать роуминг. Это механизм обмена между разными операторами ЭДО. СБИС поддерживает роуминг с крупнейшими российскими системами, включая Контур.Диадок. Контрагент продолжает работать в своём сервисе, а вы — в СБИС, но документы поступают друг другу автоматически.

Для включения роуминга достаточно один раз добавить контрагента в настройках и дождаться подтверждения оператора.

Сколько стоит отправка документов в СБИС

Стоимость ЭДО в СБИС зависит от тарифного плана и объёма документооборота. Обычно сервис предлагает пакеты на определённое количество документов в месяц или в год. Входящие документы во многих тарифах не тарифицируются отдельно, а исходящие списываются с пакета.

Сверх лимита тарифицируется плата, поэтому крупному бизнесу выгоднее выбирать пакеты с бо́льшим объёмом. Для небольшой компании достаточно тарифа на несколько сотен документов в месяц. Точную стоимость легко рассчитать в личном кабинете СБИС или у менеджера компании.

Как не попасть на штрафы

Электронный документооборот освобождает от многих рисков бумажной работы, но требует дисциплины. Вот что важно контролировать.

Выставляйте счета-фактуры и УПД в срок: по актуальным правилам НК РФ, счёт-фактуру нужно направить не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки или получения аванса.
Проверяйте статус подписания. Если документ не получен контрагентом или подписан с ошибкой, налоговая может счесть операцию оформленной ненадлежащим образом.
Используйте только актуальные сертификаты КЭП. Подписание просроченным сертификатом делает документ ничтожным.
Настройте автоматические уведомления о неподписанных документах, чтобы не пропускать сроки.
Храните квитанции оператора и подтверждения доставки. Они служат доказательством, что документ был отправлен.
Не передавайте личный ключ КЭП другим сотрудникам. За это предусмотрены административные штрафы, а документы, подписанные чужим ключом, могут быть оспорены.

Частые вопросы

Нужна ли электронная подпись для работы с ЭДО в СБИС?

Для юридически значимого обмена необходима квалифицированная электронная подпись. Она выдаётся удостоверяющими центрами, аккредитованными по актуальным правилам. В СБИС есть встроенная интеграция с удостоверяющими центрами, поэтому выпуск и проверка сертификатов выполняются прямо в интерфейсе.

Можно ли отправлять через СБИС сканы бумажных документов?

СБИС поддерживает загрузку скан-копий в качестве неформализованных документов. Однако полноценным ЭДО такие отправки не считаются: юридическую значимость и возможность налогового вычета обеспечивают только структурированные электронные документы, например УПД, с подписью КЭП.

Что такое роуминг ЭДО и работает ли он между СБИС и Контур.Диадоком?

Роуминг — это обмен документами между операторами разных систем ЭДО. СБИС поддерживает роуминг с другими операторами, включая Контур.Диадок. Контрагенты могут обмениваться документами, даже если используют разные сервисы, но им нужно один раз настроить доверие и подтвердить подключение.

Как подключить контрагента, если он не зарегистрирован в СБИС?

Отправьте приглашение в интерфейсе СБИС. Для этого достаточно знать ИНН компании. Если контрагент работает у другого оператора, настройте роуминг. После подтверждения приглашения вы сможете обмениваться документами.

Сколько времени занимает настройка ЭДО в СБИС?

Базовая настройка обычно занимает несколько минут: регистрация компании, выпуск сертификата КЭП и настройка прав сотрудников. Согласование с контрагентами может занять больше времени, если им нужно подписывать соглашения и настраивать роуминг.

Что делать, если в отправленном документе обнаружена ошибка?

Если документ ещё не принят контрагентом, можно аннулировать отправку или пересоздать экземпляр. Если он уже подписан обеими сторонами, необходимо создать корректировочный документ, например исправительный УПД или акт сверки. В СБИС для этого предусмотрены отдельные типы операций.

Заключение

Переход на отправку документов и ЭДО в СБИС — это практичное решение для любого бизнеса. Вы сокращаете затраты на бумагу, почту и курьеров, ускоряете подписание и избавляетесь от риска потери документов. Чтобы получить максимум пользы, настройте роуминг с ключевыми контрагентами, следите за сроками подписания и используйте только актуальные сертификаты электронной подписи.