Как проверить статус и найти приглашения к ЭДО в СБИС: инструкция для бухгалтера

Просмотр статуса и поиск приглашений к ЭДО в СБИС — частая операция при переходе на электронный документооборот. Разберём по шагам, где искать приглашения, какие статусы бывают и как ускорить подключение контрагента. Заодно сравним логику работы с альтернативными сервисами, например с Контур.ЭДО, чтобы вам было проще ориентироваться в настройках.

Где в СБИС искать приглашения и статусы

СБИС хранит все приглашения к обмену документами в отдельном разделе. Чтобы ничего не потерять, заходите в меню через левую панель.

Откройте раздел «ЭДО».
Перейдите в подраздел «Приглашения».
Используйте фильтры по направлению: входящие, исходящие.
Отфильтруйте по статусу: ожидают ответа, приняты, отклонены, отозваны.
Для поиска конкретного контрагента введите ИНН или название компании в строке поиска.

В карточке приглашения видна история действий: когда отправлено, кто получил, когда принято или отклонено. Этого достаточно, чтобы бухгалтер или руководитель видел полный цикл подключения контрагента.

Какие статусы бывают у приглашений в СБИС

Понимание статусов помогает быстро понять, на каком этапе находится подключение к ЭДО.

«Черновик» — приглашение создано, но ещё не отправлено контрагенту.
«Отправлено» — СБИС передал приглашение, но ответ не получен.
«Получено» — приглашение доставлено контрагенту, но решение не принято.
«Принято» — контрагент согласился обмениваться документами.
«Отклонено» — контрагент отказался от подключения.
«Отозвано» — вы сами отменили приглашение до момента принятия.

Если приглашение долго висит в статусе «Отправлено», значит, контрагент либо не зашёл в свой оператор ЭДО, либо не увидел уведомление. В такой ситуации не стоит ждать — используйте напоминание.

Как отследить статус приглашения и контролировать ответы

На практике достаточно открывать раздел «Приглашения» пару раз в неделю. Для входящих документов лучше настроить уведомления, чтобы не пропустить момент, когда контрагент ждёт вашего согласия.

Откройте нужную карточку приглашения.
Посмотрите текущий статус и дату последнего изменения.
Если исходящее приглашение не принято, нажмите кнопку «Напомнить» или отправьте повторное.
Если входящее приглашение в статусе «Получено», проверьте ИНН, название и КПП контрагента.
Подтвердите подключение или отклоните его с комментарием.

Такой контроль исключает ситуации, когда электронные документы не приходят из-за технической настройки, а стороны считают, что обмен уже работает.

Как найти контрагента и отправить приглашение в СБИС

Если вы переходите на ЭДО с новым контрагентом, приглашение отправляется из карточки контрагента. СБИС умеет искать организации по ИНН среди всех операторов, с которыми настроен роуминг.

Зайдите в «ЭДО» → «Контрагенты».
Нажмите «Добавить» или «Отправить приглашение».
Введите ИНН организации.
Если компания найдена в системе, нажмите «Отправить».
Если организация не найдена, используйте отправку по электронной почте или создайте карточку вручную.

Для контрагента, который работает в другом сервисе, например в Контур.ЭДО, приглашение уйдёт через роуминг. Такое подключение обычно занимает чуть больше времени, чем внутри одного оператора, но тоже автоматизировано.

Что делать, если приглашение не доходит

Иногда приглашение не появляется у контрагента. Чаще всего причины технические.

Контрагент не подключил ЭДО вообще.
У контрагента другой оператор и роуминг не настроен.
При поиске по ИНН система показывает несколько организаций, и вы выбрали не ту.
Письмо со ссылкой на подтверждение попало в спам.
У контрагента истёк сертификат электронной подписи.

В такой ситуации уточните у контрагента, в каком сервисе он работает, и проверьте, поддерживает ли СБИС роуминг с этим оператором. Если роуминг недоступен, договоритесь о переходе на одного оператора или используйте отправку юридически значимых документов через оператора, который связывает обе стороны.

Как не попасть на штрафы

Электронный документооборот по форматам ФНС — это не только удобство, но и обязанность для целого ряда компаний. Неправильная настройка приглашений может привести к тому, что документы не дойдут до налоговой или контрагента.

Настройте уведомления в СБИС о новых приглашениях и статусах.
Отвечайте на входящие приглашения в течение рабочего дня.
Проверяйте актуальность ИНН, КПП и названия контрагента.
Следите, чтобы у всех подписантов были действующие сертификаты электронной подписи.
Не пропускайте сроки обработки электронных счетов-фактур: налоговая проверяет движение документов по телекоммуникационным каналам связи.

Если у вас несколько организаций, назначьте ответственного за раздел «Приглашения». Это снизит налоговые риски и ускорит обмен документами с партнёрами.

Частые вопросы

Можно ли в СБИС отправить приглашение на ЭДО контрагенту, который работает в другой системе?

Да, если оператор контрагента поддерживает роуминг. СБИС передаст приглашение через оператора, и контрагент увидит его в своей системе. Например, при работе с компаниями на Контур.ЭДО такое подключение обычно проходит автоматически. Если роуминг между операторами не настроен, приглашение придётся отправить другим способом.

Почему приглашение отображается со статусом «Не найдено»?

Статус «Не найдено» появляется, когда по введённому ИНН СБИС не находит абонента ЭДО ни у одного доступного оператора. Контрагент либо не подключил электронный документооборот, либо его оператор не участвует в роуминге. Уточните у контрагента название оператора и проверьте, есть ли он в списке роуминга СБИС.

Как отозвать отправленное приглашение?

Откройте раздел «Приглашения», найдите нужную запись и выберите действие «Отозвать». После отзыва контрагент не сможет принять приглашение. Если статус уже стал «Принято», отозвать его нельзя — тогда потребуется настраивать отключение контрагента в другом разделе.

Нужно ли платить за входящие приглашения в СБИС?

За сам факт получения и рассмотрения входящего приглашения плата не взимается. Расходы зависят от тарифа на ЭДО, который настроен у вашей организации. Но учитывайте, что отправка большого количества исходящих приглашений может упираться в лимиты тарифа — лучше заранее уточнить условия у своего провайдера.

Можно ли принимать приглашения с мобильного приложения?

Да, в мобильном приложении СБИС есть раздел «ЭДО». Там можно просматривать входящие приглашения и подтверждать подключение, если у пользователя есть соответствующие права. Для массовой обработки удобнее использовать веб-версию, но контролировать статусы с телефона вполне реально.

Чем статус «Получено» отличается от статуса «Принято»?

Статус «Получено» означает, что приглашение доставлено на сторону контрагента, но решение ещё не принято. Статус «Принято» появляется после того, как контрагент подтвердил подключение. С этого момента можно обмениваться электронными документами без дополнительных настроек.

Как быстро контрагент увидит приглашение в СБИС?

Обычно доставка происходит в течение нескольких минут. Если контрагент работает в другом операторе и используется роуминг, время может увеличиться до нескольких часов. Практичнее дополнительно предупредить контрагента по телефону или в мессенджере — так подключение к ЭДО пройдёт быстрее.

Заключение

Контроль приглашений к ЭДО в СБИС — это базовая гигиена электронного документооборота. Регулярно проверяйте статусы, не оставляйте входящие приглашения без ответа и используйте уведомления, чтобы не пропустить важное действие. Если вы только выбираете оператора, обратите внимание и на Контур.ЭДО: у него похожая логика работы с приглашениями и роумингом. Главное — выстроить процесс так, чтобы документы уходили и принимались без ручных задержек, тогда и налоговые риски будут минимальными.