СБИС как оператор ЭДО: полный разбор работы с документами

Для любой компании обмен счетами-фактурами, актами, накладными и отчетами переходит в электронный вид. СБИС как оператор ЭДО занимает заметную долю этого рынка: система разработана компанией «Тензор», имеет аккредитацию ФНС и закрывает практически все задачи бизнеса — от передачи документов контрагентам до работы с маркировкой и кадровым документооборотом. В материале разобрано, как подключиться к СБИС/Saby, настроить обмен с партнерами в других системах, избежать ошибок при отправке документов и что делать, если отчетность не принимают.

Что делает СБИС как оператор ЭДО: роль и обязательства

Оператор ЭДО — это посредник, который обеспечивает юридически значимый обмен электронными документами между участниками. Компания «Тензор», разработчик СБИС, аккредитована в качестве оператора и обязана соблюдать требования к сохранности данных, проверке подписей и передаче документов. В СБИС встроен полный контур:

работа с XML-файлами первичных документов (УПД, УКД, ТОРГ-12, акты);
визуализация XML в PDF, внешне похожий на бумажный документ;
проверка квалифицированной электронной подписи контрагента;
хранение документов и доступ к ним по запросу ФНС или суда;
роуминг с другими операторами ЭДО;
отправка отчетности в ФНС, СФР и Росстат.

С точки зрения законодательства, электронный документ равнозначен бумажному, если он подписан квалифицированной подписью и передан через аккредитованного оператора. СБИС выполняет именно эту функцию.

Подключение к СБИС: с чего начать бизнесу

Чтобы начать обмен через СБИС, нужно пройти пять шагов.

Выбрать тариф и получить доступ

На сайте saby.ru или у партнера «Тензора» подбирается тариф под количество пользователей и объем документов. Для небольшой компании достаточно тарифа «ЭДО», для торговли с маркировкой нужен вариант с модулем «Честный знак». После оплаты создается рабочее пространство, куда бухгалтер и директор входят по логину/паролю или через электронную подпись.

Выпустить или проверить квалифицированный сертификат

Для юридически значимого обмена нужна КЭП (квалифицированная электронная подпись). Руководителю организации или ИП подойдет сертификат, выпущенный в удостоверяющем центре ФНС (он бесплатный). Сотрудники с правом подписи используют личные сертификаты и машиночитаемые доверенности (МЧД). В СБИС есть раздел для загрузки и хранения доверенностей — это актуально, поскольку старый формат доверенностей отменен и многие инспекции требуют именно МЧД.

Установить криптопровайдер и настроить рабочее место

СБИС работает через браузер, но для подписания документов необходим криптопровайдер, например КриптоПро CSP. Установка обычно проходит автоматически при первом входе в систему. На рабочем компьютере подключается носитель с ключом подписи (токен, смарт-карта). СБИС также предлагает облачную подпись, когда ключ хранится на стороне оператора, но для большинства случаев используется обычный токен.

Отправить приглашение контрагентам

Обмен документами в СБИС начинается с того, что один участник отправляет другому приглашение через систему. Второй участник получает уведомление на электронную почту, соглашается, и с этого момента можно обмениваться файлами. Если контрагент еще не пользуется ЭДО, ему понадобится зарегистрироваться в СБИС или выбрать другого оператора, с которым настроен роуминг.

Как обмениваться документами с контрагентами в СБИС

Повседневная работа выглядит так. Бухгалтер заходит в раздел «Документы», нажимает «Создать» и выбирает тип документа: счет-фактура, акт, товарная накладная, универсальный передаточный документ. После заполнения полей система проверяет корректность оформления, затем документ подписывается электронной подписью и отправляется контрагенту.

Контрагент получает документ, может посмотреть его визуализацию, проверить реквизиты. Далее он подписывает своей подписью либо отправляет отказ, указав причину. СБИС отслеживает статус каждого документа:

«Доставлен» — файл пришел в систему контрагента;
«Подписан» — обе стороны подписали документ;
«Отказ» — контрагент не согласился с содержанием или подписью.

Важно следить за статусами. Если документ завис в статусе «Подписан только нашей стороной», стоит уточнить у партнера, почему он не оформляет свою подпись. Это может быть связано с истекшим сертификатом или внутренним процессом согласования.

Роуминг ЭДО: как обмениваться с контрагентами из других систем

Ситуация, когда одна компания работает в СБИС, а другая — в Диадоке или Контуре, встречается постоянно. Раньше это осложняло взаимодействие, сейчас между операторами работает роуминг. Так, из СБИС можно отправлять документы в Диадок, «Контур.Документооборот», Такском и другие системы. Для этого должна быть включена настройка роуминга.

Как настроить роуминг в СБИС

В интерфейсе СБИС нужно открыть раздел «Настройки обмена и роуминга», найти контрагента, который работает через другого оператора, и отправить ему заявку на роуминг. У получателя появится уведомление о подтверждении. После этого документы пойдут автоматически, для пользователя ничего не меняется.

Типовые проблемы и решения

Не все операторы и не для всех документов включили роуминг мгновенно. На практике встречаются случаи, когда:

приглашение на роуминг отправлено, но получатель не видит его в своей системе;
в статусе документа бесконечно висит «Отправлено на роуминг», но ответа нет;
контрагент утверждает, что у него нет доступа к обмену из-за ограничений тарифа.

В этом случае достаточно проверить, активирован ли роуминг у оператора и не заблокирован ли обмен с конкретным получателем. Помогает обращение в техническую поддержку СБИС с указанием ИНН контрагента и даты отправки документа. В большинстве случаев проблема решается в течение одного рабочего дня.

Маркировка в СБИС: обмен данными с «Честным знаком»

Производители и импортеры маркированных товаров обязаны передавать сведения о движении каждой единицы в систему «Честный знак». Оператор ЭДО для этого не нужен, но СБИС включает в себя модуль маркировки, встроенный в общие бизнес-процессы. В системе заказываются коды маркировки, печатаются этикетки, отгружается продукция и отправляются в «Честный знак» уведомления о вводе в оборот, розничной продаже или выводе из оборота.

Отдельная особенность СБИС — возможность вести складской учет и одновременно передавать электронные документы контрагенту. Например, при отгрузке формируется УПД с кодом маркировки. Этот XML-файл отправляется в СБИС контрагенту, а информация о кодах automatically переходит в «Честный знак». Оператор выступает связующим звеном между ЭДО и государственной системой мониторинга. Если компания продает маркированную продукцию через кассу, СБИС имеет модуль для интеграции с кассовым ПО, чтобы касса передавала коды в «Честный знак» и одновременно формировала чек.

Для компании, которая работает одновременно на нескольких рынках, удобно использовать единую платформу: и для документов, и для маркировки, и для складского учета.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в СБИС

С 2021 года в России действует эксперимент, а затем и постоянная практика кадрового электронного документооборота. Компании могут переводить во внутреннюю электронную среду такие документы, как трудовые договоры, приказы, заявления сотрудников, графики отпусков, расчетные листки. СБИС реализует функцию КЭДО и является одним из лидеров среди операторов.

Какие документы можно увести в электронный вид

Полный перечень кадровых документов, которые разрешено оформлять в электронном виде, утвержден на законодательном уровне. Среди них: трудовой договор и допсоглашения к нему, договор о полной материальной ответственности, приказы о приеме, переводе, отпуске, увольнении, уведомления об изменении условий труда, сведения о стаже и т.д. Исключения касаются только некоторых случаев, например увольнения в связи с дисциплинарными нарушениями.

Как настроить КЭДО в СБИС

Кадровый документооборот в СБИС настраивается отдельно. После подключения модуля создается организационная структура, вносятся сотрудники, каждому назначается вид электронной подписи. Сотрудники подписывают документы в личном кабинете с компьютера или смартфона. Для подписи работника может использоваться простая электронная подпись, если документ не требует квалифицированной подписи. Однако для большинства важных кадровых документов, таких как трудовой договор и приказ об увольнении, законодательством предусмотрена усиленная квалифицированная подпись работодателя и работника. Работнику для подписания трудового договора нужна КЭП — это частенько становится узким местом. СБИС позволяет выпустить КЭП сотрудника через аккредитованный удостоверяющий центр прямо из интерфейса.

Внедрение КЭДО обычно начинается с издания локального нормативного акта о переходе на электронный документооборот. СБИС помогает сформировать этот документ и провести уведомление сотрудников. После ввода системы в эксплуатацию бумажные документы больше не дублируются (если компания не приняла смешанный режим).

Отчетность через СБИС: сдача, требования, квитанции

Многие компании выбирают СБИС не только для обмена документами, но и для сдачи отчетности. В системе можно отправить декларации, расчеты в ФНС, сведения в СФР и Росстат. При отправке важно следить за квитанциями, которые приходят в ответ.

После отправки любой налоговой декларации через оператора система возвращает квитанцию о приеме. Если квитанция не пришла, отчет не считается сданным. Наличие квитанции подтверждает момент выполнения обязательства перед налоговой инспекцией. Если приходит «Уведомление об отказе во вводе» или «Уведомление о непринятии», значит, ФНС обнаружила ошибки в формате или реквизитах. В такой ситуации необходимо исправить ошибку и отправить отчет повторно до истечения срока сдачи.

В СБИС статус отчетности указывается в разделе «Отчетность»: «Отправлено», «Доставлено», «Принято» или «Отказ». Бухгалтеру стоит контролировать эти статусы в день сдачи и на следующий день после отправки. Отдельный риск — технические сбои на стороне интернета или обновления форматов. Перед каждой отчетной кампанией СБИС обновляет шаблоны, поэтому важно следить за версией системы. Если вдруг отчетность не была отправлена из-за технической ошибки, необходимо в кратчайшие сроки направить через оператора письменное пояснение в инспекцию, но по возможности лучше устранить проблему до дедлайна.

Частые ошибки и риски при работе с СБИС: как их избежать

Не приняли отчетность или документ: что делать

Когда налоговая не принимает отчет, на экране появляется протокол ошибок. В СБИС можно открыть текст ошибки и сразу перейти к исправлению. Чаще всего причина — неверные налоговые периоды, суммы, неточности в кодах или отсутствие обязательных показателей. Исправленный отчет отправляется в обычном режиме.

Если контрагент отклонил электронный документ в ЭДО, причина также отображается в интерфейсе. Например, «Документ подписан недействительной подписью» или «Не совпадает сумма». После устранения замечаний формируется новый электронный документ либо отправляется исправительный. Чтобы минимизировать такие ситуации, до отправки стоит проверить правильность заполнения реквизитов, ИНН/КПП контрагента и наличие актуальных сертификатов у подписантов.

Подпись не прошла проверку

СБИС взаимодействует с удостоверяющими центрами и сверяет статус сертификатов. Если сертификат контрагента отозван или истек, его подпись не будет считаться действительной. Документ может прийти в СБИС со статусом «Подпись недействительна». В этом случае нужно запросить у контрагента новый сертификат и попросить переподписать документ. Для собственной подписи нужно проверять срок действия заранее. За неделю до окончания сертификата СБИС начинает присылать уведомления. Если сертификат истек, документы не подпишутся до его перевыпуска.

Пришло требование из ФНС: как отвечать в СБИС

Требование о предоставлении пояснений или документов направляется налогоплательщику через оператора ЭДО. В СБИС появляется входящее требование, отображается срок для ответа. По общему правилу ответить на требование нужно в течение 6 рабочих дней, если иной срок не указан в самом требовании. Уведомления о невозможности предоставить документы подаются тоже в установленный срок.

Для ответа в СБИС используется специальный формат: заполняется квитанция или пояснение и отправляется с квалифицированной подписью. Если не ответить на требование, инспекция может применить штраф за неповиновение по статье 126 НК РФ. Поэтому игнорировать требования нельзя. В СБИС, как и в Контур.Экстерн, есть возможность вести переписку с инспекцией и контролировать сроки.

Как не попасть на штрафы

Основные причины штрафов связаны с электронным документооборотом:

несвоевременная сдача отчетности;
несоблюдение сроков подписания документов контрагентами;
отправка счетов-фактур с ошибками;
отсутствие ответа на требование налоговой;
истекшие сертификаты подписей.

Снизить риски помогает автоматический контроль в СБИС. Система сама подсвечивает документы, которые давно ожидают подписания, напоминает о приближении сроков, блокирует отправку некорректных типов документов (если в них не заполнены обязательные поля). Бухгалтеру рекомендуется выделять время на ежедневную проверку статусов входящих документов и вовремя реагировать на уведомления от сотрудников налоговой.

Частые вопросы

Что делать, если СБИС не отправляет отчет в ФНС?

Сначала нужно проверить статус электронной подписи и соединение с интернетом. Затем убедиться, что используемая форма отчета соответствует актуальному формату, встроенному в систему. Если ошибка повторяется, посмотреть журнал системных сообщений и обратиться в техническую поддержку СБИС. Важно успеть отправить отчет до конца срока сдачи, поэтому при любых сомнениях лучше продублировать отправку через альтернативного оператора, например через Контур.Экстерн, если у компании есть к нему доступ.

Как настроить роуминг между СБИС и Диадоком?

В СБИС в разделе «Роуминг» создается заявка на взаимодействие с контрагентом. Для этого нужно знать ИНН контрагента и убедиться, что он использует Диадок или другого оператора. После отправки заявки контрагент подтверждает её в своей системе. Если настройка не проходит автоматически, следует обратиться в службу поддержки обоих операторов, предоставив номер заявки и ИНН собеседника.

В течение какого времени нужно ответить на требование из ИФНС?

По общему правилу срок ответа на требование составляет 6 рабочих дней с момента получения. Если в требовании указан иной срок, следует руководствоваться им. СБИС отображает дату, до которой нужно отправить ответ. Пропуск срока грозит штрафом, поэтому лучше отвечать в тот же день или на следующий после получения.

Что делать, если контрагент говорит, что не видит документ из СБИС?

Причины могут быть следующими: контрагент работает у другого оператора и роуминг не настроен, у него отключена услуга ЭДО, или документ застрял по техническим причинам. Стоит проверить статус документа в СБИС: если он получен системой контрагента, значит, все было доставлено, а вопрос в отображении у получателя. Если статус «Отправлено на роуминг», необходимо обратиться к своему оператору с просьбой проверить статус обмена.

Чем СБИС отличается от Диадока и Контур.Экстерна?

СБИС — это полноценная учетная и коммуникационная платформа: помимо ЭДО в ней есть модули для маркировки, складского учета, кадрового учета и даже заказа справок из ФНС. Диадок сфокусирован на юридически значимом электронном документообороте и тесно интегрирован с бухгалтерскими сервисами Контура. Контур.Экстерн предназначен прежде всего для сдачи отчетности во все контролирующие органы, и в нем также есть документооборот с контрагентами. Выбор оператора зависит от того, какие задачи компания решает. СБИС удобен для торговых компаний и производств, где нужна маркировка, а Диадок или Экстерн часто выбирают бухгалтерские и консалтинговые компании.

Нужно ли иметь электронную подпись каждому сотруднику для подписания документов в СБИС?

Для руководителя организации достаточно его квалифицированной подписи. Если документы подписывают другие сотрудники, им нужны собственные сертификаты и при необходимости машиночитаемая доверенность от организации. Для кадрового электронного документооборота сотрудник может использовать простую электронную подпись, если внутренние процессы компании это позволяют и соблюдены требования трудового законодательства.

Как подключить кадровый ЭДО в СБИС?

Нужно выбрать в интерфейсе модуль «Кадровый электронный документооборот», создать приказ о переходе на КЭДО, уведомить сотрудников и получить их согласие. Затем в систему вносятся данные сотрудников, назначаются виды подписей и выпускается квалифицированный сертификат работодателя, если он еще не получен. До начала работы рекомендуется протестировать подписание простых документов в тестовом режиме.

Вывод

СБИС — аккредитованный оператор ЭДО, который позволяет не только передавать документы между контрагентами, но и сдавать отчетность, работать с маркировкой, организовывать кадровый электронный документооборот. Для того чтобы система приносила пользу, нужно правильно выстроить процесс: вовремя выпустить сертификаты, настроить роуминг с внешними системами, проверять статусы документов и оперативно отвечать на требования контролирующих органов. Настройка СБИС не должна ограничиваться только техническим подключением. Главное — назначить ответственных, контролировать сроки подписания и встроить работу с электронными документами в регламент бухгалтерии. Тогда бизнес получит реальную экономию времени и снижение штрафных рисков.