Отправка документов, актов сверки и писем через СБИС: полная инструкция

Отправка документов, актов сверки и писем через СБИС (SBIS, в актуальной линейке Saby) — это не только электронный обмен файлами, но и полноценный контроль движения юридически значимой корреспонденции. СБИС позволяет отправить контрагенту акт сверки, счёт, договор, письмо или уведомление, при этом система автоматически фиксирует дату, время и факт получения. Сейчас это особенно важно, потому что компании работают с контрагентами из разных регионов, а бухгалтерия и налоговые требования требуют своевременной передачи документов.

Что такое СБИС и зачем отправлять через него документы

СБИС — это экосистема от компании «Тензор», которая объединяет электронный документооборот, сдачу отчётности, учёт и коммуникации с контрагентами. Главное преимущество для бизнеса — возможность закрыть все процессы обмена документами в одном окне.

Через СБИС можно:

отправлять электронные счета-фактуры и накладные;
передавать акты сверки и письма партнёрам;
печатать и рассылать бумажные копии через Почту России;
привлекать курьерские службы СДЭК и Яндекс Доставку;
отслеживать статус доставки и получать подтверждение вручения.

Для сравнения: если компании нужен только юридически значимый электронный документооборот, можно выбрать Контур.Диадок. Он удобен для обмена счетами-фактурами, накладными и актами, а также поддерживает роуминг между операторами. Однако в СБИС дополнительно есть встроенная логистика физических отправлений, что полезно, когда контрагент не работает в ЭДО.

Какие документы можно отправлять через СБИС

СБИС поддерживает практически все виды документов, которые встречаются в работе компании. В электронном виде это:

счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД);
акты выполненных работ и оказанных услуг;
товарные накладные и товарно-транспортные накладные;
акты сверки взаимных расчётов;
договоры и дополнительные соглашения;
служебные письма и официальные уведомления.

Физическую отправку через СБИС также можно настроить для бумажных актов, писем и оригиналов договоров. Система позволяет сформировать комплект документов, распечатать сопроводительную опись и передать его в службу доставки.

Отправка электронных документов через СБИС

Для того чтобы отправить электронный документ контрагенту, достаточно выбрать нужный файл в системе, указать реквизиты получателя и подписать документ квалифицированной электронной подписью. СБИС сам проверит актуальность сертификата и отправит документ в защищённом канале.

Если контрагент работает в другой системе ЭДО, используется роуминг. По актуальным правилам операторы электронного документооборота обязаны обмениваться документами друг с другом, поэтому акт сверки или счёт-фактура всё равно будут доставлены. Главное — наличие у второй стороны действующей электронной подписи и подключения к любому оператору ЭДО.

Электронный документооборот через СБИС выгоден тем, что:

документы не теряются и не приходят с опозданием;
автоматически формируется протокол передачи и приёма;
легко найти любой документ по контрагенту или дате;
снижаются расходы на бумагу, печать и курьеров;
соблюдаются требования налогового законодательства к форматам обмена.

Отправка бумажных актов и писем через СБИС

Не все контрагенты готовы перейти на электронный документооборот. В таких случаях СБИС помогает организовать физическую отправку бумажных документов. Для этого система интегрирована с основными почтовыми и курьерскими сервисами.

Среди доступных способов доставки:

Почта России: через личный кабинет бизнес-отправителя можно заключить договор и автоматизировать отправки товаров и документов в несколько кликов. Онлайн-оформление посылок позволяет вписать адрес, узнать индекс и правильно упаковать отправление.
СДЭК: курьерская служба предлагает экспресс-доставку, пункты выдачи и массовую отправку для компаний. Заключить договор можно прямо при оформлении в СБИС.
Яндекс Доставка: сервис курьерской доставки грузов, посылок и документов для бизнеса и частных лиц. Удобен для срочной экспресс-доставки по городу и России.

Чтобы рассчитать срок и стоимость доставки, в СБИС используется встроенный расчёт на основе тарифов выбранного перевозчика. Система показывает варианты и позволяет выбрать оптимальный по цене или скорости.

Как отправить акт сверки через СБИС: инструкция

Отправка акта сверки — частая операция для бухгалтерии. Сделать это через СБИС можно по-разному, в зависимости от ситуации.

В электронном виде:

зайдите в раздел «Документы» и создайте акт сверки;
укажите период и контрагента;
проверьте суммы и сохраните документ;
нажмите «Отправить» и выберите получателя;
подпишите документ электронной подписью и отправьте.

Если контрагент не использует ЭДО:

сформируйте акт сверки в СБИС;
экспортируйте PDF-файл с печатью и подписью;
выберите опцию «Отправить письмом»;
укажите адрес получателя и способ доставки: Почта России, СДЭК или Яндекс Доставка;
оплатите доставку онлайн и отслеживайте трек-номер.

СБИС сохранит историю отправки, а при курьерской доставке зафиксирует дату вручения. Это удобно, если акт сверки нужен для подтверждения расчётов в суде или для внутреннего аудита.

Как не попасть на штрафы

При организации документооборота важно не только отправить документ, но и сделать это в установленные сроки и с соблюдением форматов. Вот что нужно учитывать, чтобы избежать штрафов и претензий контрагентов.

Используйте квалифицированную электронную подпись для юридически значимых документов. Подпись, выданная аккредитованным удостоверяющим центром, подтверждает авторство и целостность документа.
Соблюдайте сроки отправки актов и закрывающих документов. Если акт сверки или УПД придёт с опозданием, у другой стороны могут возникнуть налоговые риски.
Отправляйте первичные документы в формате, одобренном ФНС, иначе расходы могут не признать.
Проверяйте сообщения и протоколы обмена. Если документ не доставлен, нужно своевременно отправить его повторно.
Для бумажных отправлений через Почту России используйте заказное письмо с описью вложения и трек-номером. Это защищает вас от споров о факте отправления.
Если контрагент не отвечает в ЭДО, отправьте документ на бумаге или через роуминг, но не оставляйте процесс без подтверждения получения.
Следите за сроком действия сертификата электронной подписи. Просроченная подпись равносильна отсутствию подписи.

СБИС автоматически напоминает о документах, которые требуют ответа, и контролирует незакрытые задачи. Это снижает человеческий фактор и помогает не пропустить важные сроки.

Частые вопросы

Какие документы можно отправлять через СБИС?

Через СБИС можно отправлять счета-фактуры, накладные, акты, договоры, письма и акты сверки. Доступен электронный обмен через защищённый канал и бумажная доставка через Почту России, СДЭК или Яндекс Доставку.

Нужна ли электронная подпись для отправки через СБИС?

Для юридически значимого электронного документооборота нужна квалифицированная электронная подпись. Без неё вы сможете отправить документ, но он не будет иметь юридической силы для налогового учёта и суда.

Можно ли отправить акт сверки через СБИС контрагенту, который не работает в ЭДО?

Да. Можно сформировать акт сверки, распечатать его в PDF и отправить обычной почтой или курьерской службой прямо из интерфейса СБИС. Система сохранит трек-номер и статус доставки.

Чем отличается СБИС от Контур.Диадока?

СБИС — это комплексная система с ЭДО, учётом и логистикой бумажных писем. Контур.Диадок — специализированный сервис электронного документооборота. Если нужен только обмен электронными документами, подойдёт Диадок. Если требуется ещё и отправка бумажных актов и писем, удобнее СБИС.

Сколько стоит отправка документов через СБИС?

Электронная отправка в рамках подписки обычно не тарифицируется отдельно. Физическая доставка оплачивается по тарифам перевозчика: Почта России рассчитывает стоимость через почтовый калькулятор, СДЭК и Яндекс Доставка показывают цену при оформлении заказа в СБИС.

Как узнать, что документ доставлен?

Для электронных документов СБИС формирует протокол передачи с датой и временем получения. Для бумажных отправлений вы получаете трек-номер, по которому можно отследить вручение на сайте Почты России или курьерской службы.

Заключение

Отправка документов, актов сверки и писем через СБИС закрывает сразу несколько задач: юридически значимый электронный документооборот, контроль сроков, физическую доставку бумажных оригиналов и автоматическую фиксацию фактов отправки. Сейчас важно выстроить процесс так, чтобы ни один документ не потерялся и не был отправлен с опозданием. СБИС позволяет это сделать для любой пары «контрагент + формат», а при необходимости легко переключаться между электронным и бумажным каналом.

Выбирая между СБИС и Контур.Диадоком, опирайтесь на задачи компании. Если вам нужен только обмен электронными документами, достаточно Диадока. Если же требуется комплексный процесс с бумажными письмами, курьерами и актами сверки, СБИС будет более удобным инструментом. Главное — настроить отправку правильно, и тогда ваши документы всегда будут доходить до адресата вовремя.