Воинский учет в СБИС: как вести кадровый учет без штрафов

Воинский учет в СБИС — это инструмент для компаний, которые обязаны вести воинский учет сотрудников и хотят избежать штрафов. Модуль закрывает рутину: заполнение личных карточек, контроль военно-учетных данных, подготовку сведений для военкомата и электронную отправку документов. В статье разберем, как настроить СБИС на актуальные правила и организовать работу так, чтобы проверка не закончилась санкциями.

Что такое воинский учет в организации

Воинский учет в организации — это обязательный процесс для всех работодателей, в штате которых есть граждане, подлежащие воинской обязанности: призывники, солдаты, сержанты, офицеры запаса, а также женщины с военно-учетными специальностями. Требование закреплено в Федеральном законе № 53-ФЗ и Положении о воинском учете.

За ведение учета отвечает сотрудник, назначенный приказом руководителя. Число ответственных зависит от количества военнообязанных в штате:

до 500 человек — можно вести учет по совместительству с основной работой;
от 500 до 2000 человек — нужен отдельный освобожденный сотрудник;
свыше 2000 человек — не менее двух освобожденных сотрудников.

Сейчас штрафы за нарушения воинского учета существенно выросли, поэтому компаниям выгодно автоматизировать процесс, а не вести его на бумаге.

Возможности СБИС для воинского учета

Модуль «Воинский учет» в СБИС позволяет вести полный цикл работы с военнообязанными. Основные возможности:

заполнение личных карточек Т-2 и Т-2 ГС (МС): блок «Сведения о воинском учете» формируется на основе военного билета, удостоверения призывника или справки;
проверка категории запаса, воинского звания, кода ВУС и отметок о постановке на учет;
ведение списков военнообязанных, в том числе раздельно по призывникам, гражданам в запасе и забронированным сотрудникам;
контроль бронирования: СБИС напомнит, когда заканчивается срок брони и нужно подать документы в военкомат;
планирование сверок и автоматические напоминания о датах;
формирование сведений о приеме и увольнении военнообязанных и отправка их в военкомат через защищенные каналы;
хранение квитанций об отправке и протоколов обмена.

Для компаний, которые уже работают в экосистеме СБИС, воинский учет станет еще одной функцией в общей базе. Если выбираете другую автоматизацию, аналогичный функционал есть в продукте Контура — «Контур.Персонал». Он закрывает те же задачи: карточки, сверки и сообщения в военкомат, но заточен под интеграцию с решениями Контура.

Как настроить воинский учет в СБИС

Чтобы система работала по актуальным правилам, выполните следующие настройки.

Назначьте ответственного за воинский учет и выдайте ему права в СБИС.
Внесите реквизиты военкомата, к которому прикреплена организация.
Заполните или импортируйте данные о сотрудниках: ФИО, дату рождения, категорию запаса, воинское звание, код ВУС, данные военного билета.
Проверьте раздел воинского учета в каждой личной карточке: отметки о приеме, снятии с учета, изменении семейного положения или образования.
Подключите электронный документооборот с военкоматом, если такая возможность предусмотрена в вашем регионе.
Установите уведомления о сроках: подача сведений при приеме и увольнении, ежегодная сверка, окончание брони.

СБИС при создании карточки сотрудника сам подсветит незаполненные поля и подскажет, какие документы запросить при приеме. После этого останется только следить за сроками — часть работы система берет на себя.

Как не попасть на штрафы

Нарушения воинского учета сейчас обходятся дорого. По действующему КоАП, за непредставление сведений о военнообязанных и несвоевременную подачу данных должностному лицу грозит штраф от 40 000 до 50 000 рублей, организации — от 350 000 до 400 000 рублей.

Чтобы не создавать почву для проверки, следуйте простым правилам.

Проверяйте воинские документы при приеме сотрудника: военный билет, удостоверение призывника, отметки о снятии или постановке на учет.
Направляйте в военкомат сведения о приеме и увольнении военнообязанного в течение 5 рабочих дней с момента события.
Проводите плановую сверку с военкоматом в установленный срок; если военкомат не назначал дату — инициируйте ее сами.
Обновляйте данные в карточках при изменении образования, семейного положения, места жительства сотрудника.
Храните подтверждения отправки электронных сведений в СБИС не менее года.
Используйте напоминания в СБИС, чтобы не пропустить срок.

Отдельно проконтролируйте призывников: если повестку передали через работодателя, организация обязана обеспечить явку сотрудника в военкомат. За неоказание содействия предусмотрены отдельные штрафы на должностное лицо, поэтому такие события лучше фиксировать в СБИС с отметкой о вручении.

Частые вопросы

Какие сотрудники подлежат воинскому учету?

Учету подлежат призывники и граждане, пребывающие в запасе, не освобожденные от воинской обязанности. Это мужчины до предельного возраста, а также женщины с военно-учетными специальностями. Если у сотрудника нет воинских званий и ВУС, но он является гражданином, подлежащим первоначальной постановке, его тоже нужно учесть с момента достижения соответствующего возраста.

Можно ли вести воинский учет в СБИС без отдельного сотрудника?

Да, если количество военнообязанных в компании не превышает 500 человек. Руководитель может возложить обязанности на кадровика или бухгалтера по совместительству. СБИС автоматизирует формы и напоминания, поэтому нагрузка на ответственного сокращается до контроля данных и своевременной отправки сведений.

Какие документы нужно завести в СБИС для каждого военнообязанного?

Для каждого сотрудника нужно завести личную карточку Т-2 или Т-2 ГС (МС) с заполненным разделом воинского учета. Также хранятся сведения о воинском звании, категории запаса, коде ВУС, месте постановки на учет, данные военного билета и уведомления о взаимоотношениях с военкоматом.

Отправляет ли СБИС сведения в военкомат автоматически?

СБИС отправляет сведения после того, как ответственный сформирует пакет документов и подпишет его электронной подписью. Автоматизируется сам обмен: система подставляет данные, проверяет полноту заполнения, отправляет файл в военкомат и получает квитанцию. Это удобнее, чем дублировать документы на бумаге.

Чем СБИС отличается от «Контур.Персонала» для воинского учета?

Обе системы умеют вести карточки, контролировать сроки и отправлять сведения в военкомат. СБИС удобен компаниям, которые уже используют СБИС для кадров, документооборота и отчетности, — не нужно дублировать базы между системами. «Контур.Персонал» подойдет тем, кто строит контур автоматизации на продуктах Контура. Выбрать стоит ту экосистему, в которой уже работает ваша команда.

Заключение

Воинский учет — зона высоких рисков: много документов, короткие сроки и строгие санкции. СБИС помогает убрать рутину и снизить вероятность ошибки. Настройте модуль, внесите данные всех военнообязанных, подключите отправку сведений и напоминания — и компания будет готова к проверкам без лишних штрафов.