Как распечатать реестр поступивших документов в СБИС и что проверить

Печать реестра поступивших документов в СБИС нужна бухгалтеру в разных ситуациях: приложить подтверждение к отчёту, передать список аудитору, подшить первичку в бумажную папку или показать директору поступления за период. В Saby (так сейчас называется СБИС) можно не только открыть каждый документ, но и собрать из них единый список, выгрузить его в файл или сразу отправить на печать. Ниже — пошаговый порядок действий, настройки, которые стоит проверить, и типичные ошибки, из-за которых форма получается неполной.

Зачем вообще печатать реестр входящих

Электронный документооборот не отменяет бумажных запросов. Реестр поступивших документов обычно требуют в нескольких случаях:

при подшивке первички к бумажным папкам за период;
при подготовке ответа на требование ФНС или запрос аудитора;
для внутренней сверки с контрагентом — какие документы фактически получены, а какие нет;
при передаче дел между бухгалтерами или в филиал;
для подтверждения расходов, когда инспекция запрашивает именно перечень полученных УПД и актов.

Сам реестр — это не первичный документ, а список. Но он помогает доказать, что документы были получены через ЭДО и учтены.

Где в СБИС находится реестр входящих документов

Поступившие документы лежат в разделе «Документы» → «Входящие». Там собираются УПД, счета-фактуры, акты, накладные, договоры и прочая первичка, которую прислали контрагенты через ЭДО, роуминг или через web-кабинет.

Отдельно от этого существует реестр отчётности — он находится в другом разделе и касается отправленных отчётов и полученных квитанций. Не стоит путать эти два реестра: если нужен список именно поступивших УПД и актов, работать нужно во «Входящих».

Пошаговая инструкция: как распечатать реестр

Шаг 1. Открыть раздел «Документы» → «Входящие»

После входа в систему нужно перейти в раздел документов и выбрать папку входящих. По умолчанию отображаются все поступившие записи за доступный период.

Шаг 2. Настроить фильтр

Стоит ограничить выборку по дате (например, по кварталу), по контрагенту, по типу документа или по статусу. Если фильтр не настроить, в реестр попадут все документы за всё время, и печатная форма получится на десятки страниц.

Шаг 3. Отметить нужные документы

Каждая строка в списке имеет флажок. Можно отметить документы поштучно или выделить всё, что попало в фильтр. Массовые операции работают именно с отмеченными записями.

Шаг 4. Нажать «Распечатать» и выбрать вариант

В верхней панели доступна кнопка «Распечатать». В открывшемся меню система предложит варианты: сводный список по отмеченным документам, печать самих документов или выгрузку. Для реестра подходит именно вариант со сводным списком.

Шаг 5. Проверить форму и при необходимости изменить настройки

Перед отправкой на принтер стоит посмотреть, какие поля попали в шапку и таблицу. Обычно это дата, номер, контрагент, сумма, тип документа и статус подписания. Если нужны другие колонки, их можно добавить в настройках печати или сформировать список в выгрузке.

Что попадает в печатную форму реестра

Стандартный сводный список включает:

дату и номер документа;
наименование контрагента и его ИНН;
тип документа (УПД, акт, счёт-фактура, накладная);
сумму;
статус (подписан, ожидает подписи, отклонён);
дату фактического получения.

Этого достаточно для большинства внутренних задач. Если реестр идёт в приложение к требованию, стоит добавить столбец со ссылкой на файл или идентификатором документа в системе.

Массовые операции: печать и выгрузка списка

Помимо печати, в СБИС доступна выгрузка. Из списка отмеченных записей можно:

выгрузить сами документы вместе со всеми вложениями — удобно для архива и для передачи аудитору;
сформировать сводный список в Excel или PDF;
распечатать выбранные документы пакетом, без ручного открытия каждого.

Сводный список в Excel удобнее, чем печатать сразу: его можно доработать, отфильтровать по контрагенту, отсортировать по сумме или добавить пометки для внутреннего учёта.

Настройка штампа ЭП при печати

Если документ подписан электронной подписью, при печати на бумажный бланк ставится штамп об ЭП. Это отдельный элемент, который подтверждает, что документ получен в электронном виде и подписан.

Штамп отображается на всех полученных и отправленных документах, заверенных ЭП. Внешний вид и дополнительные настройки можно менять — например, выбрать, что именно печатать: ФИО подписанта, время подписи, оттиск сертификата.

Для подтверждения расходов важно, чтобы на распечатке был именно штамп ЭП. Бумажная копия без штампа доказательной силы почти не имеет: она выглядит как обычная распечатка из Word.

Реестр поступивших отчётов и квитанций

Если бухгалтеру нужен список не первички, а отчётов, действия другие. Реестр отчётности находится в разделе, посвящённом сдаче отчётности. Там можно посмотреть список отчётов по дате создания, статус сдачи, квитанции о приёме и уведомления об отказе.

Фильтр по дате помогает быстро найти отчёт за нужный период. Если отчёт отклонён ФНС или СФР, квитанция с ошибкой подтянется автоматически — по ней видно код и текст замечания.

Ошибки и риски: что проверить до и после печати

Истёк сертификат или нет МЧД

Если срок действия сертификата ЭЦП закончился или у сотрудника нет действующей машиночитаемой доверенности, часть документов может не отображаться как «подписанные». В реестре такие строки будут со статусом «ожидает подписи». Печатать их как подтверждение получения бессмысленно — сначала нужно разобраться со статусами.

Фильтр отсекает часть документов

Частая причина «неполного» реестра — слишком узкий фильтр. Стоит проверить даты, отобрать нужных контрагентов и только потом формировать печать. Отдельно проверяют подразделы: часть документов может лежать в «На согласовании» или в «Обработанных».

Печать без штампа ЭП

Иногда настройки печати отключают отображение штампа. Для внутреннего использования это нормально, но если распечатка идёт в аудит или в налоговую — штамп обязателен. Настроить его нужно до того, как форма уйдёт на принтер.

Документ поступил, но не найден

Если контрагент утверждает, что отправил УПД, а в реестре его нет, возможные причины:

документ ушёл по роумингу и задержался на стороне оператора;
контрагент отправил его на старый идентификатор или на другой ИНН;
документ оказался в папке «На согласовании»;
письмо с ЭДО зависло в спаме электронной почты, если контрагент использовал почтовый ЭДО вместо полноценного.

Разбираться стоит через журнал обмена: он показывает, куда был отправлен документ, кем подписан и на какой стадии находится.

Хранение бумажных копий

Бумажный реестр не заменяет электронный архив. Оригиналы документов с ЭП нужно хранить в системе или в защищённом файловом архиве — бумажные копии идут только как дополнение. Это особенно важно при проверках: инспекция может запросить не только перечень, но и сами файлы с ЭП.

Альтернативные сервисы

Если контрагент работает в другой системе, документы приходят через роуминг. Похожая логика работы с реестром есть в Контур.Экстерне и Диадоке: перечень входящих ЭДО можно отфильтровать по дате и контрагенту и распечатать. При выборе между системами стоит смотреть не только на печать, но и на то, как именно формируется архив и как долго хранятся ЭП.

Частые вопросы

Почему в реестре видны не все входящие документы?

Чаще всего виноват фильтр по дате или по типу документа. Стоит снять ограничения и проверить дополнительные папки — «На согласовании», «Отклонённые», «Архив». Отдельно проверяют, не переключён ли фильтр на конкретного контрагента.

Что делать, если штамп ЭП не отображается при печати?

Проверить настройки печати в карточке документа или в общих настройках системы. Иногда штамп отключён для внутренней печати. Также стоит убедиться, что сертификат ЭЦП действующий: с истёкшим сертификатом штамп не формируется.

Можно ли выгрузить реестр в Excel?

Да, при выборе массовой операции доступна выгрузка сводного списка в Excel и PDF. Такой файл удобно редактировать и передавать бухгалтеру филиала или аудитору.

Как распечатать конкретный входящий УПД вместе с реестром?

Сначала отметить нужные документы в списке, затем нажать «Распечатать» и выбрать вариант печати самих документов. Сводный реестр формируется отдельной операцией — оба действия можно выполнить по одной выборке.

Документ отправлен, но в реестре его нет. Куда смотреть?

В журнал обмена. Он покажет, на какую сторону ушёл документ, кто должен был его подписать и на каком статусе операция остановилась. Если статус «доставлен», но получатель его не видит, проблема на стороне принимающего сервиса или в настройках пользователя.

Пришло требование ФНС с перечнем документов. Как быстро подобрать их во входящих?

Удобно фильтровать по контрагенту и периоду, а затем отмечать нужные записи вручную. Выгрузка сводного списка в Excel позволяет сверить его с перечнем из требования до отправки.

Нужно ли хранить бумажный реестр?

Нет, бумажный реестр — это справочный документ. Хранить нужно сами электронные документы с ЭП, а бумагу держат только для внутреннего удобства или по требованию внутренних регламентов.

Что делать, если часть документов не подписана контрагентом?

Открыть карточку и проверить статус. Если подпись отсутствует, документ не считается полноценным первичным документом. Стоит связаться с контрагентом и запросить корректно подписанный экземпляр или исправительный УПД.

Вывод

Печать реестра поступивших документов в СБИС занимает пару минут, если заранее понятно, где искать и какие фильтры применить. Короткий порядок: открыть «Документы» → «Входящие», настроить фильтр по дате и контрагенту, отметить записи, нажать «Распечатать» и выбрать сводный список или печать самих документов. Перед печатью стоит проверить настройки штампа ЭП, актуальность сертификата и МЧД, а после — сверить форму с исходным перечнем. Для подтверждения расходов и ответов на требования нужны именно файлы с ЭП, а не бумажные копии без штампа.