Справочник по терминам СБИС: входящий договор, КП, ИСП и пробитые чеки

Термины СБИС — входящий договор, КП, ИСП, пробитые чеки — всплывают в самый неподходящий момент: контрагент прислал документ за день до отгрузки, торговая сеть требует извещение о приёмке, а налоговая запрашивает данные по кассе. Ниже — разбор каждого понятия с привязкой к интерфейсу СБИС/Saby: где искать, в каком порядке подписывать, что проверять и что делать, если документ завис, отклонён или не ушёл в ОФД.

Короткий глоссарий: что означают эти термины

Входящий договор — документ, который поступил в СБИС от контрагента и ожидает решения: подписать, отклонить или отправить на согласование.
КП — коммерческое предложение. Чаще это исходящий документ поставщика, но в ЭДО встречается и входящее КП от покупателя или тендерной площадки.
ИСП — извещение о стоимости приёмки. Документ торговой сети, которым подтверждается принятое количество и сумма; на его основе поставщик формирует УПД или корректировочный документ.
Пробитые чеки — кассовые чеки, уже зарегистрированные на фискальном накопителе и переданные оператору фискальных данных (СБИС ОФД). Их можно найти в личном кабинете ОФД, посмотреть детали и при необходимости переотправить.

Входящий договор в СБИС: что это и что с ним делать

Входящий договор — это файл, который контрагент отправил через ЭДО и который появился в разделе «Документы» → «Входящие». Пока документ висит со статусом «Требует подписи», юридически сделка не закрыта: у поставщика нет основания для отгрузки, у покупателя — для оплаты.

Порядок действий, который экономит время:

Открыть документ и проверить статус: доставлен, просмотрен, требует подписи или отклонён.
Сверить реквизиты сторон, предмет, суммы, ставку и сумму НДС, сроки, приложения и подписанта.
Проверить полномочия подписанта: если действует машиночитаемая доверенность (МЧД), она должна быть актуальной и корректно привязанной к сертификату.
Выбрать действие: «Подписать», «Отклонить с комментарием» или «Отправить на согласование».
При отказе обязательно указать причину в комментарии — это защищает от спора о том, что контрагент «не знал» о претензии.

Ошибки, из-за которых подпись не проходит чаще всего: истёк срок сертификата ЭЦП, не загружена или отозвана МЧД, выбран не тот сертификат (сотрудника вместо руководителя), у сотрудника нет прав на подпись этого типа документа. Проверить это можно в разделе с сертификатами и доверенностями — там видно срок действия и привязку к организации.

Если договор пришёл в неудобном формате (например, сканом вместо структурированного документа), его всё равно можно подписать, но стоит запросить у контрагента исходник — иначе при сверке с ФНС придётся доказывать содержание.

Коммерческое предложение (КП) в СБИС

КП в СБИС — это обычный документ ЭДО с маршрутом согласования. Сценарий зависит от роли:

Поставщик формирует КП и отправляет его контрагенту по ИНН прямо из СБИС.
Покупатель получает КП во входящих и либо подписывает как согласование условий, либо отклоняет с замечаниями.
Менеджер отслеживает статус в «Исходящих»: доставлено, просмотрено, подписано, отклонено.

Что проверять перед отправкой КП:

ИНН и КПП контрагента — иначе документ уйдёт в чужую организацию и вернётся с отказом.
Наличие у контрагента подключённого ЭДО. Если партнёр работает в Диадоке или другом операторе, нужен роуминг — по умолчанию он есть у крупных операторов, но соединение иногда приходится активировать.
Валюта, ставка НДС, срок действия предложения и условия оплаты.
Один и тот же файл нельзя отправлять на несколько ИНН — если у контрагента несколько юрлиц, готовится отдельное КП на каждое.

Статус «Доставлено», но ответа нет — это нормально и не всегда означает проблему. Реально тревожный признак — «Не доставлено». В этом случае проверяют ИНН, подключение ЭДО у партнёра и папку «Отклонённые» у него.

ИСП в СБИС: извещение о стоимости приёмки

ИСП — документ от торговой сети (в первую очередь X5 Group и других крупных ритейлеров), которым фиксируется фактически принятый товар и его сумма. Именно на основании ИСП поставщик выставляет УПД или корректировочный документ, а расхождения по количеству и цене закрываются извещением о расхождении.

Рабочий алгоритм по ИСП выглядит так:

Выбрать нужное юрлицо из списка ИНН сети — их несколько, и документ, отправленный не тому юрлицу, придётся переделывать.
Ввести дату и номер реализации из своей учётной системы.
Нажать «+» и добавить услуги или позиции, которые нужно подтвердить.
Проверить НДС — он должен соответствовать требованиям договора и ставке, применённой в реализации.
Перейти на вкладку «Документы» и убедиться, что все связанные файлы прикрепились и подписаны.

Ключевой риск по ИСП — сроки. Сети дают ограниченное окно на формирование УПД, и при просрочке поставщик получает штраф по договору, а иногда и блокировку новых поставок. Поэтому ИСП разумно обрабатывать в день поступления, а не накапливать во входящих.

СБИС позволяет автоматизировать и массовые сценарии: бухгалтер загружает файл с базой договоров, и система создаёт карточки контрагентов и документы, где номер договора равен лицевому счёту. Это удобно для услуг и ЖКХ, где контрагентов много, а суммы небольшие.

Пробитые чеки: что это и как их контролировать

Пробитый чек — это чек, который касса уже сформировала, он записан в фискальный накопитель и передан оператору фискальных данных. Фактически пробитым считается только тот чек, который дошёл до ОФД; если связь пропала, документ остаётся в памяти кассы и ждёт переотправки.

Обязательные реквизиты, без которых чек недействителен:

номер фискального документа (ФД) и фискальный признак документа (ФПД);
номер фискального накопителя, дата и время расчёта, номер смены;
ФИО кассира, ИНН пользователя, наименование организации;
применяемая система налогообложения и признак расчёта;
наименование товара, работ или услуг, цена, количество, сумма и ставка НДС;
код маркировки Data Matrix для маркируемых товаров.

Отсутствие хотя бы одного пункта делает чек недействительным, и при проверке он не рассматривается налоговой. Поэтому после обновления кассы стоит провести тестовую продажу и посмотреть, что реально ушло в ОФД.

Как посмотреть кассовую смену и детали чека в личном кабинете СБИС ОФД:

Зайти в раздел с кассами и выбрать нужный аппарат по заводскому номеру или названию точки.
Открыть кассовые смены и найти нужную по дате и времени.
Перейти к списку чеков смены и открыть детальный просмотр любого чека.
Проверить позиции, НДС, систему налогообложения, кассира, ФПД и статус передачи в ОФД и налоговую.
При необходимости скачать чек или отправить покупателю электронную версию.

Электронный чек у покупателя выглядит как ссылка: по ней открывается страница с полным содержимым, а саму квитанцию можно сохранить в PDF. Это закрывает вопросы, когда бумага потеряна, а товар нужно вернуть.

Если касса не пробила чек или чек не ушёл в ОФД, проверяют связь с интернетом, настройки ОФД, состояние фискального накопителя и статус кассы в личном кабинете. Непереданные документы обычно переотправляются автоматически при восстановлении связи, но при сбое настроек это приходится делать вручную — и лучше не затягивать, потому что по неприменению ККТ предусмотрены крупные штрафы.

Отдельная история — маркировка. Перед продажей маркируемых товаров нужно загрузить на кассу актуальный справочник с кодами маркировки и провести тестовую продажу: в чеке должен появиться код Data Matrix, а данные — уйти в ОФД. Если код не попал в чек, продажа уже нарушает правила.

Ошибки и риски: что делать, когда что-то пошло не так

Самое частое, что происходит на практике:

Документ отклонён контрагентом. Смотреть причину в комментарии к отклонению, исправлять реквизиты и отправлять заново — повторная отправка не создаёт новый договор.
Пришла квитанция об отказе при сдаче отчёта. Формат, контрольные соотношения, расхождение с данными ФНС. Ошибку исправляют и отправляют корректировку, штраф за первичную сдачу обычно не возникает, если успеть до срока.
Требование ФНС. На представление документов отводится 10 рабочих дней, на пояснения по камеральной проверке — 5 рабочих дней, если иной срок не указан в самом требовании. Пропуск срока — штраф за каждый непредставленный документ, а при более грубом нарушении появляется риск блокировки счёта: она возможна, если декларация не сдана более 10 рабочих дней после срока.
Подпись не проходит, хотя сертификат действует. Проверяют МЧД, права сотрудника, наименование организации в сертификате и часовой пояс рабочего места.
Чек не принят ОФД. Смотрят статус кассы, целостность фискального накопителя и настройки оператора; при техническом сбое данные переотправляются.

Альтернатива для сравнения — продукты Контура, в первую очередь Контур.Экстерн для отчётности и Диадок для ЭДО. Роуминг между СБИС и Диадоком работает, поэтому поставщик и покупатель на разных платформах могут обмениваться документами без переключения. Выбор обычно упирается не в сам обмен, а в то, где удобнее вести учёт, кассы и отчётность в одном окне.

Функционально СБИС (Saby) закрывает несколько задач одновременно: единая облачная платформа для учёта, электронного документооборота, сдачи отчётности в госорганы, кассового направления и работы с маркировкой. Это удобно, но и требует внимания к настройкам: чем больше модулей подключено, тем дороже ошибка в правах доступа и сертификатах.

Частые вопросы

Документ не принят, квитанция об отказе — что делать?

Открыть квитанцию и посмотреть код ошибки: чаще всего это неверный формат, расхождение реквизитов или отсутствие нужного файла. Затем исправить данные и отправить документ повторно. Если квитанция пришла по отчёту, а срок сдачи ещё не истёк, повторная отправка считается уточнением, а не нарушением.

Подпись не проходит, хотя сертификат действует. Куда смотреть?

Проверить машиночитаемую доверенность: она должна быть действующей и привязанной к нужному сертификату и организации. Дальше — права сотрудника на подпись данного типа документа, корректность системного времени на компьютере и отсутствие отзыва сертификата.

Как понять, что входящий договор дошёл до контрагента?

В разделе «Исходящие» смотреть статус документа: «Доставлено» означает, что файл попал в ящик партнёра, «Просмотрено» — что его открыли. Отсутствие ответа при статусе «Доставлено» — повод напомнить контрагенту, а не пересылать документ заново.

Чек не ушёл в ОФД — как его найти и переотправить?

В личном кабинете СБИС ОФД открыть нужную кассу, затем кассовую смену и список чеков. Непереданные документы помечаются отдельным статусом. После восстановления связи передача происходит автоматически, при ручном сбое помогает переотправка из карточки кассы.

Где посмотреть детальный просмотр чека по конкретной продаже?

В разделе кассовых смен выбрать нужную смену и открыть чек — откроется полная карточка с позициями, НДС, системой налогообложения, кассиром и фискальными признаками. Оттуда же чек скачивается или отправляется покупателю электронной ссылкой.

Что делать, если пришло требование ФНС, а сроки поджимают?

Сразу определить тип требования: пояснения по камеральной проверке — 5 рабочих дней, документы — 10 рабочих дней. Если объём большой, отправить требование в работу в первый же день и при необходимости подать ходатайство о продлении срока с обоснованием.

Можно ли подписать договор, если у директора закончился сертификат?

Да, если у сотрудника есть действующий сертификат и оформленная на него МЧД с нужными полномочиями. Подпись директора в этом случае не требуется, но доверенность должна быть зарегистрирована и корректно указана в СБИС.

Почему чек с маркировкой не проходит проверку?

Чаще всего на кассе не обновлён справочник товаров с кодами Data Matrix или код попал в чек с ошибкой формата. Помогает загрузка актуального справочника и тестовая продажа с проверкой содержимого чека в личном кабинете ОФД.

Вывод: короткий чек-лист действий

Входящие договоры разбирать в день поступления: проверить реквизиты, полномочия подписанта и МЧД, затем подписать или отклонить с причиной.
КП отправлять по правильному ИНН и следить за статусом доставки, особенно при работе через роуминг между операторами.
ИСП обрабатывать без задержек: сверить НДС с договором, добавить позиции, сформировать УПД в отведённый сетью срок.
Пробитые чеки контролировать через личный кабинет СБИС ОФД: проверять состав реквизитов, статус передачи и корректность кодов маркировки.
Все отказы, требования и ошибки подписи фиксировать и закрывать в срок — именно просрочка, а не сама ошибка, чаще всего приводит к штрафам.